Obowiązkiem przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą jest dokumentowanie wykonywanych transakcji gospodarczych z tytułu dostawy towarów oraz świadczenia usług. W zdecydowanej większości przypadków podstawowym dokumentem finansowym jest faktura VAT. W jaki sposób należy przygotować fakturę VAT, by była ona zgodna z przepisami?
Czym jest faktura VAT?
Faktura to dokument, który powinien wystawić podatnik VAT będący dostawcą usługi lub towaru. Na podstawie tego dokumentu zarówno podmiot sprzedający, jak i firma odbiorcy mogą poprawnie rozliczyć kwestie podatkowe.
Co do zasady, fakturę VAT należy wystawić w terminie do 15. dnia miesiąca następnego po miesiącu wykonania transakcji. Oczywiście, od tej zasady istnieje szereg wyjątków. Przykładowo, w przypadku prac budowlanych fakturę należy wystawić nie później niż 30. dnia miesiąca, który opływa po wykonaniu usługi.
Jakie elementy powinna zawierać faktura VAT?
Przedsiębiorcy mają w tym zakresie jasne wytyczne — zawiera je ustawa z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług. W art. 106e tego aktu prawnego określono, że faktura powinna zawierać między innymi następujące elementy:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem.
Nie tylko faktura VAT — jakie są jeszcze rodzaje faktur?
Faktura VAT to najczęściej wykorzystywany rodzaj dokumentu. Oprócz tego, w praktyce gospodarczej stosuje się także faktury:
- marża (tego typu dokumenty wystawiają m.in. biura podróży oraz dostawcy dzieł sztuki). W odróżnieniu od standardowych faktur, w dokumentach tych w inny sposób ustala się wartość podatku VAT,
- pro forma, która nie dają podstawy do odliczenia podatku. Pro forma to w pewnym sensie „wersja wstępna” faktury. Jest ona przygotowywana głównie podczas negocjacji handlowych,
- korygujące — w celu poprawienia błędu znajdującego się na fakturze VAT pierwotnej (może być to na przykład źle ustalona cena netto lub wartość podatku od towarów i usług).
Jak wystawia się faktury VAT w 2022 roku?
Przez dziesiątki lat faktury były wystawiane na papierowych blankietach lub komputerowych programach biurowych, w których jednak wiele operacji (w tym np. przeliczenia kursu obcej waluty na złote) trzeba było wykonywać ręcznie. Sytuację przedsiębiorców w tym zakresie znacznie poprawił rozwój nowoczesnych technologii cyfrowych.
Współczesne programy do wystawiania faktur są przejrzyste w obsłudze i pozwalają na tworzenie nowych dokumentów nawet na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu nie musisz wychodzić z domu, by wystawić fakturę sprzedażową. Ponadto, aplikacje te oferują szereg innych rozwiązań, w tym np. możliwość wyboru szablonu faktury.
