Niezależnie od skali działalności biznesowej oraz branży, celem przedsiębiorstwa jest osiąganie zysków. Uzyskanie od klienta płatności gotówkowej bądź w formie przelewu to jednak jeszcze nie wszystko. Ważne jest jeszcze spełnienie formalności, w tym między innymi wystawienie faktury. Jak wystawić fakturę za usługi IT? Wyjaśniamy.
Działalność biznesowa w branży IT — co obejmuje?
Pojęcie „firma z branży IT” jest dość obszerne znaczeniowo. W grupie tej znajdują się przede wszystkim przedsiębiorstwa:
- tworzące oprogramowanie biznesowe, gry itd.
- projektujące strony internetowe,
- dostarczające sprzęt IT,
- zajmujące się tworzeniem i administrowaniem systemami sieciowymi w firmie.
Sektor IT to taki obszar rynku, w którym działają zarówno niewielkie (czasem nawet jednoosobowe) przedsiębiorstwa, jak i duże przedsiębiorstwa o skali międzynarodowej. Niezależnie jednak od skali oraz profilu działalności wystawianie faktur z tytułu dokonanej sprzedaży jest obligatoryjne.
Faktura jako podstawowy dokument finansowy przedsiębiorstwa
Faktura to jeden z najczęściej wystawianych, a jednocześnie najważniejszych dokumentów wystawianych przez przedsiębiorstwo. Potwierdza ona zawarcie transakcji między kontrahentami i wykonanie usługi lub dostarczenie towaru.
Faktura powinna zostać przygotowana według wytycznych. Elementy, jakie musi zawierać ten dokument sprzedażowy, wyszczególniono w ustawie z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług — są to między innymi:
- data wystawienia oraz wykonania usługi,
- określenie stron transakcji, rodzaj i ilość towaru/usług dostarczonych odbiorcy,
- cena netto, brutto, stawka i wartość podatku VAT,
- termin zapłaty.
Jak wystawić fakturę za usługi IT?
Zasadniczo, przedsiębiorcy — niezależnie od profilu prowadzonej aktywności biznesowej, lokalizacji itd. - mają kilka możliwości w zakresie wystawiania dokumentów sprzedażowych. Mogą oni przygotować fakturę:
- ręcznie,
- z użyciem programu do fakturowania.
Przygotowywanie faktur bez dedykowanego oprogramowania przez lata sprawdzało się w przypadku najmniejszych przedsiębiorstw, szczególnie takich, w których wystawiano nie więcej niż kilka dokumentów miesięcznie. Takie działanie nie jest jednak pozbawione wad, ponieważ wiąże się z ryzykiem popełnienia błędów rachunkowych itd.
Jak można łatwo się domyślić, pierwsze z wymienionych rozwiązań w coraz większym stopniu staje się reliktem przeszłości. Nie ma w tym nic dziwnego, ponieważ silna konkurencja między dostawcami oprogramowania księgowego sprawia, że efektem ich prac są systemy do fakturowania wyposażone w liczne funkcjonalności.
Programy do fakturowania — optymalny wybór dla firmy IT
Nie powinno nikogo dziwić, że specjalistyczne oprogramowanie do fakturowania cieszy się coraz większym zainteresowaniem wśród przedsiębiorców. Co więcej, nic nie wskazuje na to, by trend ten w przyszłości się odwrócił.
Przykładowe zalety programów fakturujących to:
- wspomniana już automatyzacja obliczeń, która niweluje ryzyko popełnienia błędów,
- możliwość wygenerowania danych odbiorcy (adres, nazwa) na podstawie NIP — Numeru Identyfikacji Podatkowej. Dzięki temu można uniknąć sytuacji, w której faktura zostanie wystawiona z uwzględnieniem nieaktualnych danych kontrahenta,
- szybkie ustalenie terminu płatności faktur,
- opcja wystawiania faktur oraz dostęp do już wystawionych dokumentów sprzedażowych za pośrednictwem aplikacji mobilnej,
- szerokie możliwości w zakresie wyboru szablonów dokumentów,
- oraz wiele innych.
