Jeśli chodzi o rozliczenia finansowe prowadzone między przedsiębiorcami, najczęściej wykorzystywanym dokumentem jest faktura VAT. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że nie stosuje się innych rodzajów dokumentów księgowych. Wręcz przeciwnie — do takich należy także między innymi faktura zaliczkowa. Jaki jest wzór tego dokumentu i kiedy stosuje się faktury zaliczkowe? Faktura zaliczkowa — wzór w artykule
Faktura zaliczkowa — kiedy należy ją stosować?
Jednym z elementów współpracy biznesowej między kontrahentami jest ustalenie kwestii dotyczących płatności. Ważnym elementem w tym przypadku jest zaliczka. Zaliczka to część płatności z tytułu zawartej umowy. Celem tego typu płatności jest niejako kredytowanie sprzedającego przed ewentualnym zerwaniem umowy przez nabywcę. Zaliczka stanowi część całkowitego zobowiązania z tytułu danej transakcji. Jest to ważne, ponieważ zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego zaliczka — nawet w przypadku odstąpienia od umowy przez kupującego — powinna zostać zwrócona mu przez sprzedawcę. Z tego powodu zaliczka jest często mylona z zadatkiem.
Faktura zaliczkowa to dokument określający wysokość zaliczki. Opłata może obejmować część lub całość zapłaty z tytułu transakcji. W pierwszym przypadku kwota faktury końcowej powinna zostać pomniejszona o wartość zapłaconej zaliczki. W drugim przypadku nie wystawia się faktury końcowej.
Kiedy należy wystawić fakturę zaliczkową?
Prawidłowo wystawiona faktura zaliczkowa powinna zostać wystawiona w terminie nie wcześniejszym niż:
- sześćdziesiąt dni przed otrzymaniem części lub całości należności z tytułu danej transakcji,
- w piętnastym dniu miesiąca następnego po miesiącu otrzymania zaliczki — w sytuacji, gdy zaliczka została wpłacona jeszcze przed zrealizowaniem danej transakcji.
Jak powinna wyglądać prawidłowo sporządzona faktura zaliczkowa?
Nie ma jednego, uniwersalnego wzoru faktury zaliczkowej. Generalnie jednak przyjmuje się, że faktura zaliczkowa powinna zawierać przede wszystkim takie elementy jak „standardowa” faktura VAT (elementy te zostały wyszczególnione w art. 106f ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług).
A zatem, na fakturze zaliczkowej powinny znaleźć się między innymi informacje na temat:
- sprzedawcy oraz nabywcy towaru/usługi (w celu uniknięcia niejasności konieczne jest umieszczenie zarówno pełnej nazwy przedsiębiorstw, jak i danych adresowych oraz Numeru Identyfikacji Podatkowej),
- dat: wystawienia dokumentu oraz otrzymania zapłaty,
- wartości otrzymanej należności. W sytuacji, gdy wcześniej także wystawiano faktury zaliczkowe w związku z daną transakcją, konieczne jest zamieszczenie informacji także o poprzednich płatnościach (np. poprzez wskazanie numerów wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych),
- transakcji (zamówienia, umowy itp.), której dotyczy dana faktura zaliczkowa,
- wartości: netto, VAT oraz brutto.
Jeśli chodzi o kwotę podatku VAT, to w przypadku faktury zaliczkowej należy obliczyć ją jako:
podatek = (kwota otrzymanej należności x stawka podatku VAT) / (100 + stawka podatku VAT).
