O ile w mniejszych przedsiębiorstwach raczej nie stosuje się zaawansowanych metod zarządzania projektami, to prawidłowe zrealizowanie większego projektu wymaga odpowiedniego, usystematyzowanego podejścia. To właśnie dlatego odpowiednio zastosowana metoda kierowania przedsięwzięciem jest elementem niezbędnym do sukcesu przedsięwzięcia biznesowego. Co powinna uwzględniać metoda zarządzania projektami?
Jakie są metody zarządzania projektami?
Do najczęściej stosowanych metod zarządzania projektami należą między innymi takie rozwiązania jak:
Scrum — jest to podejście coraz częściej stosowane w branży informatycznej. Scrum zakłada m.in. krótkie, codzienne dyskusje na temat postępów w projekcie, a główna część pracy jest wykonywana w ramach tzw. sprintów;
Lean (Lean Management) — jest to styl kierowania wypracowany przez Toyotę (stąd inna nazwa metodyki: Toyota Production System). Istotą Lean Management jest eliminacja mudy, czyli marnotrawstwa. Marnotrawstwo może przejawiać się np. jako zbędne oczekiwanie na dostawę materiałów czy zbyt skomplikowany proces obiegu dokumentacji wśród członków zespołu;
Critical Path Method (CPM — Metoda Ścieżki Krytycznej) — podejście silnie ustrukturyzowane, które opiera się na analizie tego, jak poszczególne czynności wpływają na minimalny, całkowity czas trwania projektu. Takie podejście wymaga ścisłego stosowania się do wcześniej założonych terminów.
Co należy uwzględnić podczas zarządzania projektem?
Wyżej wymienione metody kierowania to ogólne założenia. Są one pomocne, ale nie należy traktować ich jako dogmatu. Sposób zarządzania projektem powinien zostać dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa, jego możliwości, stylu przewodzenia organizacji itp. Generalnie kładzie się nacisk na to, by uwzględniał on między innymi takie etapy jak:
planowanie (estymacja) — ocena zasobów ludzkich, finansowych oraz materiałowych, jakimi dysponuje organizacja planująca projekt. Odpowiednie zaplanowanie działań oraz identyfikacja zagrożeń to czynności, które są niezbędne dla powodzenia przedsięwzięcia. Podczas planowania określa się zakres prac, czas wykonania oraz budżet do dyspozycji,
realizacja (wdrożenie) — wcielenie w życie zamierzonych działań. Uczestnicy projektu podczas realizacji działań wykonują głównie zadania na szczeblu operacyjnym. Aspekt strategiczny odgrywa tu znacznie mniejszą rolę. Terminowe oraz zgodne z założeniami wykonanie zaplanowanych działań jest na tym etapie konieczne — niespełnienie założeń może grozić np. karami finansowymi nałożonymi przez inwestora,
ocena (ewaluacja) — analiza tego, czy projekt został zrealizowany zgodnie z wcześniejszymi założeniami, a jeśli nie — jakie są powody takiego stanu rzeczy.
Oprócz powyższych elementów ważnym zadaniem jest również ocena rentowności projektu, tj. relacji zysków z przedsięwzięcia do całości poniesionych nakładów oraz kosztów. Oceny finansowej projektu dokonuje się z wykorzystaniem takich metod jak na przykład NPV (ang. Net Present Value) czy IRR (ang. Internal Return Rate).
