Standardowa faktura VAT to nie jedyny, choć najczęściej wystawiany przez przedsiębiorstwa dokument stosowany przez przedsiębiorców. Oprócz tego dopuszcza się wykorzystywanie także takich rodzajów dokumentów finansowych jak na przykład faktury korygujące, zaliczkowe czy faktury pro forma. Szczególnie te ostatnie zasługują na uwagę. Czym charakteryzują aię faktury proforma?
Czym jest faktura pro forma? Podstawowe informacje na temat tego rodzaju dokumentu
Faktura pro forma to dość specyficzny dokument. Choć jego nazwa sugeruje, że mowa o dokumencie księgowym potwierdzającym wykonanie określonej transakcji, to rzeczywistość wygląda nieco inaczej. Celem pro formy jest przedstawienie przyszłemu nabywcy warunków planowanej transakcji, w tym m.in. stawki oraz wartości podatku VAT, terminów płatności itp. W pewnym uproszczeniu pro forma to po prostu „robocza” wersja faktury VAT.
Dopiero w sytuacji, gdy nabywca zaakceptuje warunki przedstawione mu w fakturze typu pro forma, sprzedawca przystępuje do wystawienia faktury VAT, czyli faktycznego dowodu księgowego potwierdzającego wykonanie transakcji sprzedaży. Jeśli jednak klient uiścił już przynajmniej część zobowiązania, wystawienie faktury pro forma nie jest możliwe. W takiej sytuacji prawidłowym działaniem jest wystawianie standardowej faktury VAT.
Faktura pro forma — o ile została zaakceptowana przez nabywcę, może za to stanowić materiał dowodowy np. podczas sprawy sądowej z zakresu prawa cywilnego. Podpisana pro forma jest traktowana jako zamówienie/umowa.
Jak powinna wyglądać faktura pro forma?
Generalnie, faktura pro forma powinna zawierać takie elementy, jak ma to miejsce w przypadku standardowej faktury VAT (pełen katalog niezbędnych informacji, jakie powinna posiadać faktura, znajduje się w art. 106 e ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług).
A zatem, podczas wystawiania dokumentu typu „pro forma” powinno się zamieścić takie informacje jak między innymi:
- data sporządzenia,
- unikalny numer,
- określenie stron transakcji,
- kwota netto (jednostkowa oraz całkowita) danego towaru lub usługi,
- wartość podatku VAT,
- kwoty brutto.
Oprócz powyższych, na tego typu dokumencie powinno się umieścić informację „Faktura pro forma”.
Fakturę pro forma można wystawić i wysłać do klienta zarówno drogą tradycyjną, jak i elektroniczną.
Faktura pro forma a skutki podatkowe
Ważną informację dla wszystkich przedsiębiorców stanowi informacja, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Taki stan rzeczy oznacza, że nie jest możliwe na jej podstawie:
- zaliczenie wydatków w poczet KUP, czyli kosztów uzyskania przychodów na cel podatku dochodowego,
- odliczanie VAT naliczonego,
przez nabywcę. Podobnie przedstawia się sytuacja w przypadku dostawcy — faktura pro forma nie może zostać przez niego do ewidencji sprzedażowej. Należy o tym pamiętać, ponieważ księgowanie faktury pro formy to jeden z częstych błędów, który popełniają szczególnie początkujący przedsiębiorcy.
