Faktura jest podstawowym dokumentem finansowym w działalności gospodarczej. Dokument ten potwierdza, że sprzedawca dostarczył towar lub wykonał usługę. Nie inaczej jest w przypadku przedsiębiorcy świadczącego usługi programistyczne. Jak wystawić fakturę za usługi programistyczne? Z jakich rozwiązań można skorzystać, aby osiągnąć ten cel?
Jakie elementy powinna zawierać faktura?
Zasadniczo, nie ma uniwersalnego szablonu faktury wystawianej przez przedsiębiorcę. Taki stan rzeczy nie oznacza jednak, że dokument ten może przybrać dowolną formę. Niezależnie od branży prowadzonej działalności gospodarczej, faktura powinna zawierać — zgodnie z zapisem zawartym w art. 106e ustawy z dn. 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług — przede wszystkim następujące elementy:
- dane sprzedawcy oraz nabywcy (adres, pełna nazwa przedsiębiorstwa, NIP — Numer Identyfikacji Podatkowej),
- datę wystawienia dokumentu oraz wykonania usługi/dostarczenia towaru,
- unikalny numer,
- informacje na temat zdarzenia gospodarczego. Mogą być to np. ilość dostarczonych jednostek towaru, masa wyrobów, cena jednostkowa itd.,
- kwoty: netto, VAT oraz brutto. W sytuacji, gdy faktura obejmuje towary opodatkowane różnymi stawkami, należy wyszczególnić pozycje: netto, VAT, brutto oddzielnie dla każdej stawki,
- w przypadku, gdy przedsiębiorca lub przedmiot transakcji jest zwolniony z podatku od towarów i usług — podstawa prawna zwolnienia,
- termin płatności.
Jak opisać usługi programistyczne na fakturze VAT?
Opis usługi to obowiązkowy element każdej faktury. W jaki sposób należy przygotować opis usługi na fakturze wystawianej przez właściciela biznesu zajmującego się programowaniem? Przedsiębiorca IT ma pewną dowolność w tej kwestii. Ważne jest, by opis pozwalał na identyfikację wykonanej usługi. W tym celu można umieścić na dokumencie numer zlecenia — ustala się go na przykład w trakcie negocjacji handlowych z klientem. Przykładowy opis faktury wystawionej przez firmę IT jest następujący:
“Wykonanie usługi programistycznej zgodnie ze zleceniem nr 012345 z dnia 17.03.2022 - przygotowanie aplikacji [nazwa programu stworzonego przez programistę]”
Faktura za usługi programistyczne — w jaki sposób można sprawnie wystawić dokument?
Przez lata wystawiano faktury z użyciem ręcznych szablonów. Obecnie jednak przygotowanie tego dokumentu jest znacznie prostsze dla przedsiębiorcy IT. Można w tym celu skorzystać z programów do fakturowania i księgowości online. Jest to rozwiązanie nie tylko wygodne i proste w obsłudze, ale także w pełni zgodne z obowiązującymi przepisami. Taki stan rzeczy wynika stąd, iż możliwe jest dostarczenie faktury do klienta drogą elektroniczną, bez konieczności podpisywania dokumentu.
Takie rozwiązanie oznacza m.in. automatyzację obliczeń w przeliczeniu kursów walutowych. Jest to opcja przydatna w przypadku współpracy z zagranicznymi kontrahentami — jak wiadomo, coraz więcej programistów wykonuje usługi dla firm z Europy, a nawet świata. Ponadto, aplikacja do fakturowania online umożliwia np. podgląd i wysyłkę dokumentów online.
Szeroki wachlarz dostępnych możliwości sprawia, że przedsiębiorca IT może usprawnić wykonywanie powtarzalnych czynności i w pełni skupić się na rozwijaniu prowadzonego biznesu, w tym m.in. pozyskiwaniu nowych klientów, marketingu czy zatrudnianiu pracowników.
