Pełnomocnictwa można udzielić osobie z pełną zdolnością prawną (ma 18 lat) oraz osobie prawnej. Można także ustanowić profesjonalnego pełnomocnika np. radcę prawnego, doradcę podatkowego, adwokata, rzecznika patentowego – taki pełnomocnik może reprezentować firmę przed sądem. Pełnomocnictwa można, udzielić w formie elektronicznej, ale taki dokument musi zostać podpisany podpisem kwalifikowanym albo Profilem Zaufanym. Czy pełnomocnik ustanowiony przez internet może reprezentować firmę w sprawach administracyjnych i podatkowych?
Pełnomocnik ustanowiony przez internet – rodzaje pełnomocnictwa
Niektóre czynności może wykonywać tylko profesjonalny pełnomocnik np. zarejestrowanie spółki w KRS. Zakres czynności pełnomocnika zawarty jest w pełnomocnictwie:
- Pełnomocnictwo szczególne – uprawnienia np. do zakupu lub sprzedaży trwałego składnika majątku firmy.
- Pełnomocnictwo rodzajowe – uprawnia np. do zawierania umów handlowych.
- Pełnomocnictwo ogólne – uprawnia do zwykłych czynności firmowych np. do reprezentowania firmy na spotkaniach.
Pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną. Dokument trzeba opatrzyć własnoręcznym podpisem lub podpisem elektronicznym, gdy pełnomocnik ustanowiony przez internet otrzymuje dokument elektroniczny. W pełnomocnictwie musi się znaleźć informacja, kto upoważnia kogo i do czego oraz od kiedy, do kiedy ważny jest dokument.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą zarejestrowaną w KRS lub CEIDG, to warto w tych rejestrach zgłosić swojego pełnomocnika (tam, gdzie jest zarejestrowana firma). W przypadku zgłoszenia go w CEIDG nie trzeba udzielać pełnomocnictwa na piśmie, a pełnomocnik nie będzie musiał pokazywać pełnomocnictwa za każdym razem oraz opłacać opłaty skarbowej (każdorazowo 17 zł). Niestety to ułatwienie nie dotyczy spraw podatkowych – tu potrzebne są osobne pełnomocnictwa.
Pełnomocnik ustanowiony przez internet – zgłoszenie pełnomocnictwa
Sposób zgłaszania pełnomocnika różni się zależnie od rodzaju sprawy i urzędu:
- Pełnomocnik przedsiębiorcy jednoosobowego – pełnomocnika zgłasza się na formularzu CEIDG-1. Może to być pełnomocnik ustanowiony przez internet lub poprzez złożenie ww. formularza w urzędzie. Upoważnienie to daje możliwość załatwiania spraw związanych z wpisem w rejestrze, spraw urzędowych np. w ZUS oraz regulowania opłat skarbowych. Ten rodzaj pełnomocnictwa nie uprawnia do załatwiania spraw podatkowych.
- Pełnomocnik albo prokurent spółki w KRS – zgłoszenie robi się na formularzu KRS-Z3 wraz z załącznikiem KRS-ZL. Jeżeli spółka jest zarejestrowana online w systemie s24, to może to być pełnomocnik ustanowiony przez internet za pośrednictwem tej platformy.
- Pełnomocnik do spraw ZUS – zgłoszenie na formularzu ZUS-PEL albo wpis pełnomocnika do rejestru CEIDG.
- Pełnomocnik do spraw podatkowych – należy złożyć formularz UPL-1 do podpisywania deklaracji podatkowej składanej online. W innych sprawach formularze trzeba składać na platformie „Portal podatkowy”, a więc też może to być pełnomocnik ustanowiony przez internet.
- Pełnomocnik do spraw administracyjnych – pełnomocnikiem może zostać każda osoba, która ma zdolność do czynności prawnych. Dokument powinien być udzielony pisemnie lub elektronicznie, jako pełnomocnik ustanowiony przez internet z podpisem kwalifikowanym lub podpisany Profilem Zaufanym. Zakres praw określa zapis w dokumencie.
Szczególna forma pełnomocnictwa nie przewiduje formy elektronicznej, ponieważ najczęściej dokument ten musi być udzielony w szczególnej formie np. aktu notarialnego.
Udzielając pełnomocnictwa, należy pamiętać, żeby wybierać zaufane osoby, bo to osoba udzielająca pełnomocnictwa ponosi odpowiedzialność za kroki pełnomocnika. Warto wiedzieć, że różne urzędy mogą wymagać różnego rodzaju pełnomocnictwa, a wszystkie niezbędne druki można znaleźć na stronie Ministerstwa Finansów.
