W większości krajów europejskich to faktura jest dokumentem, który potwierdza dokonaną transakcję między dwoma stronami - sprzedawcą i kupującym. Zasady jej wystawienia, zawartość oraz formy dostarczenia do klienta i przechowywania. Regulują szczegółowe przepisy związane z ustawodawstwem podatkowym. 

Dzisiaj nikt już nie myśli o wystawianiu faktury przy pomocy długopisu i bloczka samokopiującego. Mało tego, do rzadkości już należy wystawianie faktury za pomocą excel. Każdy szanujący czas i bezpieczeństwo wspiera proces fakturowania oprogramowaniem stworzonym w tym celu. 

Na rynku wielu producentów oprogramowania udostępnia różnego rodzaju systemy przy pomocy których można z powodzenie wystawić fakturę. Duża część z nich jest w wersji podstawowej za darmo. Na co zwrócić szczególną uwagę postaram się napisać w poniższym artykule. 

Program do faktur w roku 2020 powinien być dostosowany do szeregu zmian prawnych które weszły z dniem 1 stycznia. Aby szybko i wygodnie wystawiać dokumenty pomocnym programem będzie chociażby oprogramowanie, które oferuje wfirma.pl. 

Program do fakturowania został opracowany z myślą o małych i średnich przedsiębiorcach. Jest bardzo prosty w obsłudze, ma intuicyjne rozmieszczone opcje, a przy tym nie brakuje mu funkcjonalności. Oprogramowanie może być wykorzystywane zarówno przez czynnych podatników VAT, jak i zwolnionych.

Jest więc bardzo uniwersalne, co potwierdzają wbudowane w nim funkcjonalności. Z programem do fakturowania bez trudu można dostosować opcje do potrzeb przedsiębiorstwa. Użytkownik wgra do programu logo firmy, pieczątkę czy ustawi stopkę z danymi firmowymi, tak aby były one widoczne na każdym wystawianym dokumencie. 

Program zgodny z przepisami na rok 2020 z funkcjami magazynowymi

Istotny jest fakt, że program do fakturowania l jest zgodny z przepisami na rok 2020. Można w nim wystawiać faktury z JPK, generować dokumenty z informacją o konieczności zastosowania do rozliczeń split payment, czyli mechanizmu podzielonej płatności i wiele więcej. Program pozwoli wystawić zwykłe dokumenty typu faktura VAT, bez VAT proforma, korekta, uproszczona, końcowa, zaliczkowa, WDT, VAT marża, ale również dokumenty magazynowe. Ostatnia opcja jest możliwa dzięki połączeniu modułów odpowiadających za fakturowanie z magazynem.

Oprócz wygenerowania dokumentów, takich jak RW, PW, WZ, PZ czy MM, specjalnie przygotowany moduł umożliwi przeprowadzenie inwentaryzacji i bieżącą kontrolę stanów magazynowych. Jest to dobre rozwiązanie szczególnie dla firm, które posiadają zaplecze magazynowe i chciałyby oprócz kontroli wystawianych faktur dobrze zarządzać magazynem.

Wystawianie faktur 2020 warto rozpocząć ze sprawdzonym i łatwym programem. Faktura Small Business Handel to dobry program, który będzie wykorzystywany w firmie. Z nim fakturowanie jest proste.

Jaki powinien być program do fakturowania?

Przede wszystkim wygodny i bezpieczny, co to znaczy? Podstawową cechą każdego narzędzia powinna być wygoda, żeby codzienne korzystanie z niego nie wymagało dużo wysiłku i nie było okupione frustrującymi doświadczeniami. Liczy się intuicyjność oraz łatwość obsługi. 

Przy tym wszystkim jednak równie istotne jest to, aby narzędzie było perfekcyjnie zaprojektowane w zgodzie z przepisami prawa podatkowego, reagując nawet na drobne aktualizacje w przepisach. Nie zapominajmy bowiem, że zmieniają się one co jakiś czas, więc stale trzeba odświeżać swoją wiedzę, a jeśli polegamy na programie do fakturowania, to musimy być pewni, że twórcy zadbali o jego aktualizację. Obowiązkowo musi też zapewniać ochronę danych osobowych, co ma znaczenie nie tylko pod kątem RODO, gdyż niezależnie od tych regulacji, ochrona danych w obecnych cyfrowych czasach, to priorytet. 

Najlepsze, zaawansowane programy do fakturowania online pozwalają na szereg działań związanych z budową katalogów towarów i usług, weryfikowaniem kontrahentów, automatycznym pobieraniem danych kontrahentów i księgowaniem faktur w ewidencjach podatkowych. Przyjrzyjmy się dokładnie tym zagadnieniom i sprawdźmy, czy program do fakturowania, który zamierzamy wybrać, ma takie funkcjonalności. 

Automatycznie tworzone katalogi - ogromna wygoda i pełna kontrola

Tworzenie katalogu towarów i usług to absolutna podstawa, ponieważ ułatwia to życie każdemu przedsiębiorcy, który nie musi za każdym razem, podczas wystawiania faktur, wprowadzać danych produktowych, czyli nazwę, cenę, stawkę VAT itd. To również wiele innych zalet, szczególnie związanych z kontrolowaniem tego, co na stanie, co pomaga szybko ustalić jakich produktów nie brakuje, a jakie trzeba zamówić. Taka automatyzacja pozwalająca zachować ciągłość funkcjonowania firmy, stanowi nieocenioną wartość, bez której prowadzenie własnej działalności byłoby mocno uciążliwe. 

Dane kontrahentów - dostępne błyskawicznie

To naprawdę proste, ponieważ wystarczy wpisać numer NIP, by pozostałe informacje, jak nazwa i adres, zostały automatycznie dodane. Są one także zapisywane w bazie kontrahentów, która jest zawsze do dyspozycji. W każdej chwili więc można z niej swobodnie korzystać, co pozwala zaoszczędzić czas. Zamiast każdorazowo wystawiać fakturę sprzedaży, nie musimy ręcznie uzupełniać danych - wystarczy wybrać je z listy, co zajmie mniej niż chwilkę. 

Weryfikowanie kontrahentów - cenna wiedza

W dobrym, porządnie zaprojektowanym programie do fakturowania błyskawicznie sprawdzimy również, czy nasi kontrahenci są faktycznie rzetelni. Najłatwiej się o tym przekonać, mając dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów. Jeszcze lepsze efekty zapewniają programy do fakturowania posiadające integrację z krajowymi wywiadowniami gospodarczymi. To rozwiązanie przyda się zwłaszcza firmom starającymi się o duże kontrakty. 

Liczy się również możliwość weryfikacji partnerów biznesowych w bazie Ministerstwa Finansów i VIES, co ma kluczowe znaczenie przy bezpieczeństwie faktur, jak i przeniesieniu obowiązku opłacania podatku przez nabywcę. Integracja z tymi instytucjami da nam pewność, że kontrahent regularnie płaci podatek VAT. 

Dlaczego to tak ważne, skoro nie odnosi się do nas, lecz do nabywcy? Głównie z tego powodu, że jak sprzedamy towar lub usługę z odwrotnym obciążeniem, nie naliczając podatku VAT, zostaniemy pociągnięci do odpowiedzialności przez to, że kontrahent nie jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem. Mówiąc prościej - urząd skarbowy zgłosi się właśnie do nas, abyśmy uregulowali to zobowiązanie. 

Automatyczne księgowanie faktur - szybkość i wygoda

W profesjonalnym programie do fakturowania znajdziemy również opcję automatycznego księgowania wystawionych faktur. Dzięki temu do odpowiednich ewidencji księgowych trafiają poszczególne dokumenty, co zapewnia porządek i przejrzystość. System samodzielnie rozpoznaje moment powstania obowiązku podatkowego, nie ma więc obaw, że przeoczymy to zobowiązanie, narażając się na przykre urzędowe konsekwencje.