Większość przedsiębiorców w celu prowadzenia działalności gospodarczej korzysta z samochodów osobowych. Wielu z nich decyduje się na wykorzystanie swojego prywatnego samochodu. Czy w takim przypadku możliwe jest zaliczenie wydatków związanych z użytkowaniem takiego pojazdu do kosztów uzyskania przychodów? Sprawdźmy, jak rozliczyć prywatny samochód w firmie na gruncie podatku VAT i PIT.
Prywatny samochód w firmie a VAT
Co do zasady koszty związane z użytkowaniem pojazdu można rozliczać do wysokości, która uzależniona jest od wybranego sposobu użytkowania pojazdu w firmie. W przypadku gdy pojazd ten zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych oraz użytkowany jest w formie mieszanej (tzn. prywatnie oraz w działalności) podatnik ma prawo do odliczenia 50% podatku VAT od wydatków związanych z eksploatacją pojazdu oraz zakupem paliwa.
Natomiast jeśli podatnik zdecyduje się na wykorzystywanie pojazdu wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej wówczas przysługuje mu prawo do odliczenia 100% podatku VAT oraz 100% kosztu w KPIR. Jednak aby było to możliwe konieczne jest spełnienie ściśle określonych warunków. W tym przypadku podatnik zobowiązany jest do:
- wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych (jest to warunek dla celów ujęcia 100% kosztu w KPIR),
- sporządzenia regulaminu użytkowania pojazdu,
- rejestracji do VAT-26,
- prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT
- wykorzystywania pojazdu wyłącznie dla celów działalności.
Prywatny samochód w firmie a PIT
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT za koszty uzyskania przychodów można uznać jedynie te wydatki, które poniesione zostały w celu uzyskania lub zabezpieczenia źródła przychodu oraz są ściśle związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy). Wydatki te powinny być także właściwie udokumentowane (na podstawie rachunku lub faktury wystawionej na dane firmowe) i nie powinny posiadać charakteru osobistego, gdyż w tym przypadku mogą zostać zakwestionowane. W przypadku wydatków związanych z pojazdem, jeśli spełniają one definicję kosztu uzyskania przychodu podatnik może ująć je w kosztach firmowych, jednak z zachowaniem ustalonych ograniczeń, które zależą od formy własności sposobu użytkowania pojazdu w firmie.
W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, który wykorzystywany jest w formie mieszanej (prywatnie i w działalności) podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia 75% poniesionych kosztów. Natomiast w przypadku prywatnego samochodu (niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych) wykorzystywanego również do celów działalności gospodarczej możliwe jest odliczenie jedynie 20% poniesionych kosztów.
Prywatny samochód w firmie - jak dodać go do ewidencji pojazdów w systemie wfirma.pl?
W systemie wfirma.pl koszty związane z użytkowaniem pojazdu oraz zakupem paliwa ujmowane są w ewidencjach automatycznie na podstawie danych wprowadzonych do programu. Jednak aby było to możliwe w pierwszej kolejności należy wprowadzić samochód do ewidencji pojazdów zgodnie ze ścieżką EWIDENCJE » POJAZDY » DODAJ POJAZD, gdzie należy uzupełnić wszystkie dane dotyczące samochodu, a następnie w polu SPOSÓB UŻYWANIA wybrać opcję PRYWATNIE I W DZIAŁALNOŚCI, natomiast w polu FORMA WŁASNOŚCI należy zaznaczyć opcję PRYWATNY.
