Pracodawcy coraz częściej za wysokie wyniki pracownikom sprawiają upominki, czy to z okazji ślubu, narodzin dziecka czy awansu. Niekiedy również prezenty wręczane są w wyniku kalendarzowych wydarzeń np. dzień czekolady czy nawet walentynek. Sprawdźmy czy upominki dla pracowników z okazji walentynek mogą stanowić koszt podatkowy!
Upominki dla pracowników z okazji walentynek a koszty podatkowe
Aby móc zakwalifikować upominki do kosztów podatkowych w pierwszej kolejności należy sięgnąć do definicji kosztów uzyskania przychodu. Zgodnie z art. 22 ustawy o PIT "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23."
Wśród kosztów wymienionych w art. 23 szczególną uwagę należy zwrócić na brak możliwości ujęcia w kosztach podatkowych - kosztów reprezentacji.
Art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT:
"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych (...)."
Reprezentacja ma m.in. na celu zrobienie dobrego wrażenia na odbiorcy. Zwykle jest kosztem wyniosłym i niezwykle prestiżowym. Reprezentacja zwykle jest kierowana na zewnątrz przedsiębiorstwa w stronę przyszłych nabywców lub aktualnych partnerów biznesowych. W związku z czym upominki dla pracowników z okazji walentynek nie spełniają definicji reprezentacji, więc nie są one dyskwalifikowane z kosztów podatkowych.
Nabyte upominki dla pracowników z okazji walentynek aby mogły stanowić koszt muszą zostać sfinansowane ze środków własnych przedsiębiorcy lub środków obrotowych przedsiębiorstwa.
Zakup upominków spełnia definicję kosztów uzyskania przychodów bowiem pośrednio przyczynia się on do zwiększenia przychodów firmy (lub przynajmniej jego zachowania), bowiem przekazanie upominku dla pracowników ma na celu umocnienie relacji między pracownikiem a pracodawcą, a to może zaowocować lepszą efektywnością pracownika w wykonywaniu przez niego obowiązków.
Powyższe potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, o sygn. IPPB6/4510-52/15-2/AK z 1 czerwca 2015 r., w której przeczytać możemy:
"Odnosząc powyższe do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego należy zauważyć, że wydatki na rzecz pracowników, co do zasady, są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów jako mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i uzyskanymi przychodami i nie są wymienione w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. W ramach wydatków na rzecz pracowników potrącanych w kosztach podatkowych - mieszczą się nie tylko "standardowe" wydatki ponoszone przez pracodawcę (takie jak koszty wynagrodzeń zasadniczych, dodatki z tytułu godzin nadliczbowych, różnego rodzaju nagrody, itp.), ale stosowne zachowania i świadczenia związane z istniejącym aktualnie lub uprzednio stosunkiem pracy.
Zdaniem Spółki, w ramach tych wydatków mieszczą się także, jako pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy - wydatki poniesione (ze środków obrotowych) na zakup kwiatów dla przechodzącego na emeryturę byłego pracownika. Pożegnanie pracownika (byłego pracownika) odchodzącego na emeryturę jest powszechnie przyjętą przez pracodawców normą zwyczajową - towarzyszą temu zwykle wręczenie kwiatów i drobny, symboliczny upominek. Czy też wręczanie kwiatów z okazji jubileuszu, bądź też imienin. Zachowanie pracodawcy jest wyrazem szacunku dla pracownika, pamięci, podziękowania za pracę, zaangażowanie i włożony wkład w tworzenie zakładu i uzyskiwane przychody, a w konsekwencji wzmacnia więzi pomiędzy pracownikami, ma określone działanie motywacyjne dla pracowników, a tym samym pośrednio wpływa na poziom osiąganych przychodów.
W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakup kwiatów oraz drobnych upominków z okazji odejścia na emeryturę pracownika, jubileuszu, czy też innych okazji, jest prawidłowe."
Upominki dla pracowników z okazji walentynek - czy pracownik powinien wykazać przychód?
Upominki dla pracowników z okazji walentynek stanowić będą dla pracowników przychód. Tak więc z tego tytułu pracodawca powinien doliczyć kwotę brutto przekazanego upominku do wynagrodzenia pracownika i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać podatek dochodowy. Dodatkowo należy mieć na uwadze, że również od tej wartości należy naliczyć składki ZUS.
Przykład 1.
Pracownik w ramach walentynek otrzymał od szefa prezent, jakim był zegarek. Jak określić wartość przekazanego zegarka?
Po stronie pracownika należy przychód określić na poziomie ceny zakupu brutto zegarka.
Czy kwiaty z okazji walentynek dla pracownika wygenerują przychód?
W przypadku kwiatów okolicznościowych sytuacja ulega zmianie, bowiem zgodnie z zaprezentowanym stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 30 września 2008 r., o sygn. IPPB1/415-855/08-2/AM:
“(...) na gruncie podatku dochodowego od osób fizycznych otrzymanie prezentu okolicznościowego, jakim jest bukiet kwiatów, nie może rodzić powstania obowiązku podatkowego u obdarowanego. Tego rodzaju czynność nie ma charakteru przekazania towarów o konkretnej wartości użytkowej. Nie można też przyjąć, że jest to przychód będący nieodpłatnym świadczeniem określonym w art. 12-14 i 17 w/w ustawy.”
- wręczenie kwiatów ma wymiar jedynie symboliczny i nie można uznać, iż pracownik z tego tytułu osiągnął jakiś wymierny przychód. Nie jest to również przychód, który stanowi nieodpłatne świadczenie. Tak, więc kwiaty, którymi zostanie obdarowany pracownik, nie powodują powstania u niego przychodu.
Reasumując, w przypadku walentynek warto zadbać aby przekazanie kwiatów bądź upominku nie miało podłoża romantycznego bowiem taki rodzaj prezentu nie może stanowić kosztów podatkowych.
