Zgodnie z obowiązującymi przepisami koszty uzyskania przychodów (KUP) pomniejszają podstawę opodatkowania na cel podatku dochodowego. Ponieważ zastosowanie KUP przyczynia się do zmniejszenia świadczeń płaconych do budżetu, a więc obniżenia dochodów uzyskiwanych przez państwo, organy kontrolne rzetelnie weryfikują poprawność ewidencji prowadzonej przez firmy w tym zakresie. Co powinien wiedzieć przedsiębiorca IT odnośnie kosztów uzyskania przychodów?
Koszty uzyskania przychodów — co to oznacza?
Czym są koszty uzyskania przychodu? Odpowiedź na to pytanie można znaleźć w polskich przepisach podatkowych. W ujęciu ogólnym koszt to prawdopodobne zmniejszenie korzyści ekonomicznych, które można wiarygodnie oszacować (ustawa z dnia 29 sierpnia 1995 roku o rachunkowości). Z kolei z punktu widzenia podatku dochodowego, przez kategorię tą rozumie się wydatki ponoszone z zamiarem osiągnięcia przychodów w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (pełna definicja KUP znajduje się w art. 16 ustawy o podatku PIT).
IT a koszty uzyskania przychodów — dwa różne ujęcia
Jeśli chodzi o koszty uzyskania przychodów, to w przypadku działalności prowadzonej przez przedstawicieli IT należy rozpatrywać to zagadnienie przede wszystkim z dwóch następujących punktów widzenia, a mianowicie jako KUP ponoszone w ramach:
- działalności gospodarczej,
- zatrudnienia w formie umowy cywilno-prawnej.
Na czym polegają powyższe podejścia?
Koszty uzyskania przychodów w przedsiębiorstwie informatycznym
Podobnie jak w przypadku przedsiębiorstw z innych sektorów rynkowych, przedsiębiorcy z branży IT mają możliwość zaliczenia na poczet kosztów uzyskania przychodów takich wydatków, które są związane z działalnością biznesową.
W przypadku firm informatycznych do typowych kosztów zmniejszających podstawę opodatkowania na cel PIT lub CIT należą m.in. następujące rodzaje wydatków:
- zakup sprzętu hardware, tzn. jednostki centralnej, laptopa, klawiatury, dysku przenośnego itd.,
- nabycie specjalistycznego oprogramowania pozwalającego np. na wykonywanie testów (w przypadku testerów IT) lub tworzenie kodu programistycznego,
- opłaty za czynsz, zużycie energii elektrycznej,
- wydatki związane z użytkowaniem samochodu osobowego w działalności gospodarczej. W tym przypadku sposób ewidencji kosztów jest uzależniony od tego, jak wykorzystuje się w prowadzeniu firmy, tzn. w sposób mieszany lub wyłącznie na cele firmy.
Organy podatkowe wyjątkowo drobiazgowo weryfikują podczas przeprowadzanych kontroli, czy dany przedsiębiorca odlicza koszty w sposób prawidłowy, a wydatek miał związek z działalnością biznesową. Należy pamiętać, że w ustawach podatkowych wskazano szereg wyjątków. Znajdują się wśród nich np. opłaty z tytułu mandatów i grzywien oraz szkoleń związanych z działalnością firmy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości przedsiębiorca będzie zobowiązany do skorygowania błędnych działań i opłacenia powstałego zobowiązania podatkowego.
IT a koszty uzyskania przychodów — zatrudnienie w ramach umowy cywilnoprawnej
Znacząca część informatyków decyduje się na podjęcie tymczasowej współpracy w ramach umowy o dzieło lub umowy zlecenia. Jeśli specjalista ds. IT decyduje się na przekazanie praw autorskich (np. w przypadku stworzenia aplikacji biznesowej), należy w takim przypadku zastosować podwyższoną stawkę kosztów uzyskania przychodów.
Podczas gdy w „standardowych” przypadkach KUP zmniejszające podstawę opodatkowania wynoszą 20% wynagrodzenia przed opodatkowaniem, pracownik IT przekazujący prawa autorskie ma prawo do KUP na poziomie 50%.
