Ewidencjonując sprzedaż na kasie fiskalnej od początku 2020 roku przedsiębiorca musi mieć pewność czy nabywca dokonuje zakupu jako osoba prywatna czy firma. Zakup firmowy nabity na kasie fiskalnej wiąże się bowiem z dodatkowym umieszczeniem NIP nabywcy na paragonie fiskalnym. Dowiedz się, kiedy otrzymany paragon z NIP nabywcy możesz potraktować jako fakturę uproszczoną i na jego podstawie zaksięgować koszt oraz odliczyć VAT.

Paragon z NIP nabywcy - obowiązek zastosowania

Od 1 stycznia 2020 roku przedsiębiorca, który nie poda swojego NIP przy wystawianiu paragonu fiskalnego, nie będzie mógł żądać wystawienia faktury, na podstawie której mógłby dokonać odliczenia VAT. Zgodnie z nowymi przepisami sprzedawca powinien wystawić na rzecz nabywcy (podatnika):

  • paragon fiskalny, który będzie zawierał NIP nabywcy lub
  • od razu wystawić fakturę na rzecz podatnika, z pominięciem nabicia sprzedaży na kasie fiskalnej.

W związku ze zmianą przepisów od 2020 roku sprzedawcy posiadający kasę lub drukarkę fiskalną muszą więc zwracać uwagę, czy nabywca dokonuje sprzedaży jako osoba prywatna czy firma, aby podczas nabijania sprzedaży na kasie zamieścić NIP nabywcy na paragonie.Ważne!
Część kas fiskalnych, zwłaszcza "starego typu", nie obsługuje ujmowania NIP nabywcy na paragonie. W takim przypadku, gdy zakupu dokonuje podatnik (sprzedaż na rzecz firmy) rozwiązaniem jest wystawienie faktury na sprzedawany towar lub usługę, z pominięciem zaewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Wystawianie faktur do paragonu od 1 stycznia 2020 roku

Zgodnie z nowymi przepisami podatnik ewidencjonujący sprzedaż na kasie fiskalnej może wystawić nabywcy (innemu podatkowi) fakturę do paragonu “na firmę”, pod warunkiem, że na paragonie fiskalnym zostanie umieszczony NIP nabywcy.

Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT
W przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika podatku lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej”.

Istnieje jednak wyjątek, który nie obejmuje obowiązku stosowania NIP na paragonie. Wyłączeni z tego obowiązku są podatnicy świadczący usługi taksówek osobowych, nie wliczając wynajmu samochodów osobowych z kierowcą, zgodnie z art. 106b ust. 7 ustawy o VAT. Ponadto warto pamiętać, że zmiany w przepisach dotyczące wystawiania faktur do paragonu z NIP nabywcy nie dotyczą sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zatem paragon bez NIP uprawnia nadal do wystawienia faktury na tę grupę nabywców.Ważne!
Z żądaniem wystawienia faktury do paragonu nabywca powinien wystąpić w terminie trzech miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż. Po upływie tego terminu sprzedawca może dobrowolnie wystawić fakturę, lecz nie jest to jego obowiązkiem.Zależy to wyłącznie od jego dobrej woli.
Za niezastosowanie się do przepisów w zakresie wystawienia faktury do paragonu z NIP nabywcy, grożą sankcje w wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Mają one likwidować nadużycia związane z wystawianiem faktur “na firmę” oraz karać za nieprawidłowe ewidencjonowanie faktur do paragonu. Co warto podkreślić, sankcje dotkną nie tylko sprzedawcę wystawiającego fakturę, ale również nabywcę, który odliczy podatek VAT nieprawidłowo w swojej ewidencji.

Paragon z NIP nabywcy jako faktura uproszczona

Otrzymany paragon z NIP nabywcy za wydatek firmowy może być podstawą do odliczenia VAT oraz rozliczenia kosztu. Aby uznać paragon fiskalny za fakturę uproszczoną musi on spełniać kilka warunków. Jego wartość nie może przekraczać kwoty 450 zł lub 100 euro oraz musi zawierać koniecznie NIP nabywcy, zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Ponadto na paragonie powinny znaleźć się takie dane jak:

  • imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
  • miary i ilości (liczby) dostarczonych towarów lub zakresu wykonanych usług,
  • ceny jednostkowej towaru lub usługi bez kwoty podatku (ceny jednostkowej netto),
  • wartości dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartości sprzedaży netto),
  • stawki podatku,
  • sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
  • kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

Paragon fiskalny spełniający powyższe wymogi można uznać za fakturę uproszczoną i zaksięgować tak jak “zwykłą fakturę”. W związku z tym paragon z NIP uprawnia nabywcę (podatnika) do odliczenia VAT oraz rozliczenia kosztu uzyskania przychodów.