Dowód księgowy jako podstawa dokonywania zapisów w KPiR

Podstawą dokonywania zapisów w Księdze Przychodów i Rozchodów jest dowód księgowy – dokument potwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej. Jakie warunki musi spełnić dany dokument, aby uznać go za dowód księgowy? W artykule przedstawiamy wymogi formalne dowodów księgowych oraz ich rodzaje!

Kiedy dokument zostanie uznany za dowód księgowy?

Dokument zostanie uznany za dowód księgowy, jeśli zgodnie z §13 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera następujące dane:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dowód księgowy - rodzaje

Rodzaje dowodów księgowych określone są w rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, na podstawie §11 ust. 3 pkt. 1) i 2) za dowód księgowy uznaje się:

·  faktury;

·  faktury VAT RR;

·  rachunki;

·  dokumenty celne,

 – zwane dalej fakturami, które wystawione są zgodnie z odrębnymi przepisami lub dokumenty, które stanowią zmniejszenie kosztów uzyskania przychodu bądź zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PIT.

Dowodem księgowym mogą być również w świetle §12 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

·  dzienne zestawienie dowodów potwierdzających sprzedaż;

·  noty księgowe;

·  dowody przesunięć;

·  dowody opłat pocztowych i bankowych.

Jak długo należy przechowywać dowód księgowy?

Przedsiębiorca zobowiązany jest przechowywać każdy ewidencjonowany dowód księgowy w okresie 5 lat od moment konta roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności należnego podatku.

Przykład 1. 

Pan Jan posiada zaksięgowane faktury kosztowe za rok 2021, przez ile czasu będzie zobowiązany przechowywać dowody księgowe?

Pan Jan musi przechowywać dokumenty przez okres 5 lat, czyli do 2027 roku, ponieważ w tym roku upłynie okres 5-letni zapłaty należnego podatku.