Mała firma, która nie zatrudnia księgowego, ma do wyboru dwie opcje: stacjonarne biuro rachunkowe albo księgowość online. Coraz więcej przedsiębiorców wybiera tę drugą opcję jako wygodniejszą, a przeważnie też i tańszą. Co decyduje o tym, że księgowość w chmurze jest tak dogodną alternatywą?
Z dokumentami w teczce czy przez Internet?
Korzystanie z usług biura rachunkowego wymaga dostarczania mu przynajmniej raz na miesiąc kompletu dokumentów, w tym przede wszystkim rejestru sprzedaży VAT oraz faktur zakupowych (kosztowych). Najczęściej oznacza to konieczność wizyty w biurze, choć są i tacy księgowi, którzy odbierają dokumenty od swoich klientów.
Dokumenty trzeba jednak wydrukować, co zajmuje czas i pochłania koszty. Cały komplet dokumentów dla biura rachunkowego wymaga przeważnie jakiegoś przygotowania.
Biuro rachunkowe dokonuje niezbędnych obliczeń i informuje klienta – przeważnie mailem – o wysokości podatków, jakie ten ma do uregulowania. Oznacza to jednak, że „papiery” przechowywane są w biurze, toteż przedsiębiorca nie ma ich stale pod ręką. Może to być kłopot, gdy trzeba pilnie coś sprawdzić np. w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.
Usługi biur rachunkowych nie są oszałamiająco drogie, ale w ich cenie mieści się zarówno wynagrodzenie księgowego lub grupy księgowych, jak i ich koszty administracyjne, w tym np. wynajem lokalu. Najczęstszym modelem rozliczeń jest stała opłata uzależniona od liczby dokumentów do zaksięgowania, czasem płaci się natomiast kilka złotych za każdą fakturę.
Księgowość online: zrób to sam, a będzie taniej
Usługa księgowości online polega na udostępnianiu w Internecie narzędzi, dzięki którym przedsiębiorca sam dokonuje swoich rozliczeń. Działa to w modelu SaaS, czyli Software as a Service. Klient otrzymuje dostęp do specjalnego panelu, w którym wystawia faktury, wgrywa faktury kosztowe, a system wykonuje za niego automatycznie wymagane prawem czynności, jak choćby generowanie niezbędnych dokumentów, w tym deklaracji podatkowych i dla ZUS-u, prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, generowanie pliku JPK itp.
Idea polega na tym, żeby oprogramowanie było maksymalnie łatwe w obsłudze, dzięki czemu poradzi z nim sobie nawet użytkownik, dla którego księgowość jest czarną magią. Gdyby zaś sobie z czymś nie radził, do jego dyspozycji są eksperci, gotowi odpowiedzieć na każde pytanie. Tak działa księgowość online serwisu wFirma.pl.
Skoro zaś rozmaite czynności wykonuje sam klient, usługa jest znacznie tańsza niż pomoc biura rachunkowego. Miesięczny abonament to zaledwie kilkadziesiąt złotych bez limitu księgowanych dokumentów.
Księgowość online – nie tylko faktury i księgi
Nowoczesny serwis księgowości online udostępnia swoim klientom cały pakiet modułów, obejmujący wszystko, czego trzeba, by prowadzić rzetelną dokumentację, rozliczać się z urzędami, a także wykonywać większość czynności administracyjno-biurowych w małej firmie. Są to więc:
● Moduł do fakturowania, umożliwiający wystawianie faktur w wielu językach, weryfikację kontrahentów, generowanie i wysyłanie Jednolitego Pliku Kontrolnego oraz wysyłanie faktur klientom;
● System CRM do zarządzania wszelkimi informacjami o klientach oraz wydarzeniach i czynnościach z nimi związanych;
● Magazyn;
● Pełna księgowość wraz z ewidencją sprzedaży, wyposażenia, środków trwałych, rozliczaniem pojazdów firmowych i prywatnych, deklaracjami etc.;
● Narzędzia do obsługi płatności bankowych i przepływów pieniężnych;
● Kadry i płace;
● ZUS.
Do tego wszystkiego dochodzi wsparcie merytoryczne, żaden klient nie może być pozostawiony sam sobie. Dotyczy ono rachunkowości, zagadnień prawa pracy i prawa gospodarczego.
Czego wymaga księgowość online
Aby korzystać z księgowości online, trzeba mieć odrobinę determinacji, by zdecydować się na samodzielność z pomocą nowoczesnych narzędzi i ekspertów gotowych udzielać pomocy. Ponadto przyda się skaner lub urządzenie wielofunkcyjne, by można było tworzyć i wysyłać do systemu skany dokumentów.
Pozostaje już tylko Internet i przeglądarka, a w wielu wypadkach nawet smartfon. Jedną z największych zalet księgowości online jest właśnie dostępność 24/7 przez Internet. Umożliwia to nie tylko wygodny dostęp do firmowej dokumentacji księgowej o dowolnej porze, ale i na przykład wygodne wystawianie faktur poza siedzibą firmy, choćby i u klienta. Taką fakturę można mu od razu wysłać mailem. Nie trzeba zatem wozić ze sobą laptopa z drukarką. Jest to ułatwienie zwłaszcza dla osób sprzedających produkty i usługi „w terenie”.
Czy to jest bezpieczne?
To samo pytanie zadawali sobie Polacy, gdy na początku stulecia pojawił się pierwszy internetowy bank. Wkrótce okazało się, że jego usługi są bezpieczne, a problemy mogą mieć tylko ci klienci, którzy nie przestrzegają elementarnych zasad bezpieczeństwa w Sieci.
Księgowość online prowadzona jest z zachowaniem wszelkich zasad bezpieczeństwa. Oznacza to m.in. współpracę z najlepszymi firmami hostingowymi, systematyczne sporządzanie i zabezpieczanie kopii wszystkich danych, szyfrowanie przesyłu oraz wiele innych czynności. Dotyczy to również przepisów wynikających z postanowień RODO. Oczywistością jest więc umowa powierzenia danych, zabezpieczenie dostępu hasłem, a także automatyczne rejestrowanie każdej operacji tak, by zawsze było wiadomo, kto i kiedy dokonał konkretnego wpisu.
Jak dotąd nie było w Polsce słychać o skutecznym ataku hakerskim na serwis księgowości online ani o żadnym wycieku danych z takiego serwisu. Można więc spokojnie powierzać oferentom księgowości online swoją dokumentację.
Dla kogo księgowość online jest optymalnym rozwiązaniem?
Przede wszystkim dla oszczędnych, bo jest tańsza niż biuro rachunkowe, nie mówiąc już o zatrudnianiu księgowego. Dalej – głównie dla prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz małych firm, których księgowość nie jest szczególnie skomplikowana. Tacy przedsiębiorcy bez trudu poradzą sobie z samodzielną obsługą systemu, co najwyżej raz na jakiś czas upewniając się u eksperta, że robią to czy tamto poprawnie. Są to przede wszystkim osoby i organizacje wystawiające podobne faktury, bez dużego zróżnicowania stawek VAT ani zawiłości kadrowo-płacowych.
Nie można jednak wykluczyć, że z takiego systemu skorzysta dla wygody własnej i firmy nawet czyjś księgowy, który uzna, że przechowywanie danych w chmurze oraz korzystanie z narzędzi automatycznie wykonujących wiele czynności ułatwi mu i usprawni pracę. Wśród klientów zdarzają się nawet biura rachunkowe i doradcy podatkowi. Chętnie korzystają z niej prawnicy, informatycy, inżynierowie, wszelkiego rodzaju doradcy, sklepy internetowe, agencje reklamowe i firmy zajmujące się transportem towarów.
