Pracodawcy często organizują dla swoich pracowników poczęstunek na różne okoliczności. Jedną z nich jest np. tłusty czwartek, w czasie którego fundowane są pączki dla pracowników. Powstaje tu wątpliwość czy można ująć pączki w kosztach firmowych, czy stanowią one jednak koszt reprezentacji? Sprawdźmy!
Koszt uzyskania przychodu a koszt reprezentacji
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Tu zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 kosztem uzyskania przychodu nie są koszty reprezentacji, a w szczególności koszty poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.
Przepisy nie określają dokładnej definicji kosztów reprezentacji, jednak przyjęło się, że pod tym pojęciem należy rozumieć okazałość i wystawność mającą na celu stworzenie lub utrwalenie dobrego wizerunku firmy dla potencjalnych klientów. Co potwierdza wydana 25 listopada 2013 roku przez Ministra Finansów interpretacja ogólna o sygn. DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, zgodnie z którą:
"Za wydatki na zakup żywności, napojów i usług gastronomicznych, wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof należy uznać te, których wyłącznym bądź dominującym celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z uczestnikami takich spotkań.“
Przykład 1.
Przedsiębiorca organizujący spotkanie biznesowe w swojej firmie zakupił ciastka i kawę jako poczęstunek dla klienta. Czy w takim wypadku takie wydatki będą stanowić koszt firmowy?
Tak, w przypadku gdy na spotkanie z klientem przedsiębiorca przygotował drobny poczęstunek w celu jego przyjęcia to nie ma przeciwwskazań, aby stanowiły one koszt firmowy.
Przykład 2.
Pan Adam zaprosił na kolację partnerów biznesowych, którzy także są przedsiębiorcami w celu polepszenia wśród nich swojego wizerunku. Czy taki wydatek pan Adam będzie miał prawo ująć w kosztach?
Nie, w przypadku gdy pan Adam zorganizował dla partnerów biznesowych kolację w celu polepszenia swojego wizerunku wśród nich to taki koszt uznaje się za koszt reprezentacji, który jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów.
Pączki dla pracowników w kosztach firmowych
Z powyższej analizy wynika, że nie ma przeciwwskazań, aby ująć pączki dla pracowników w kosztach firmowych, gdyż stanowią one drobny poczęstunek mający na celu zintegrowanie pracowników, poprawę atmosfery w miejscu pracy, co pozytywnie wpływa na efektywność wykonywanej pracy i tym samym nie zalicza się do kosztów reprezentacji.
Pączki dla pracowników stanowią koszt uzyskania przychodu pracodawcy.
Jak zaksięgować pączki dla pracowników w kosztach firmowych?
W celu ujęcia kosztów związanych z zakupem pączków dla pracowników w systemie wfirma.pl należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA VAT / FAKTURA (BEZ VAT) » INNE WYDATKI ZWIĄZANE Z DZIAŁALNOŚCIĄ GOSPODARCZĄ. W oknie należy uzupełnić dane zgodnie z dokumentem zakupu.
Więcej na temat księgowania kosztu w systemie wfirma.pl znajduje się w artykule Inne wydatki związane z działalnością gospodarczą
Reasumując podatnik kupując pączki dla pracowników może ująć je w kosztach firmowych.
