Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej to dokument, który ma pozwolić pracownikowi zweryfikować działania pracodawcy, dotyczące odprowadzania przez niego składek do ZUS. Kto ma obowiązek ją przekazać? Jakie dane dokładnie zawiera? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w naszym artykule!

Co zawiera informacja roczna dla osoby ubezpieczonej?

Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej powinna zawierać dane, które płatnik składek przekazał do ZUS w imiennych raportach miesięcznych oraz w ich korektach w podziale na poszczególne miesiące roku, za który jest przekazywana. Dane w informacji miesięcznej dla osoby ubezpieczonej powinny odzwierciedlać dane, które przekazano w raportach ZUS:

  • ZUS RZA,

  • ZUS RCA,

  • ZUS RSA,

  • ZUS RPA.

W informacji powinny znaleźć się m. in. takie dane, jak:

  • dane identyfikacyjne ubezpieczonego,

  • kod NFZ ubezpieczonego,

  • kody tytułu ubezpieczenia,

  • wymiar czasu pracy pracownika,

  • podsumowanie składek, czyli wykazanie:

    • podstawy wymiaru tych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,

    • należnych składek na te ubezpieczenia,

  • informacje na temat okresów przerw w opłacaniu składek,

  • zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń chorobowych,

  • informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (jeżeli wystąpiła),

  • kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe,

  • data sporządzenia oraz potwierdzenie wiarygodności danych (podpis płatnika składek lub osoby upoważnionej).

Istotne jest to, że w informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej przedstawia się dane rozliczone, a nie opłacone. Innymi słowy, są to te kwoty, które zostały wykazane w raportach imiennych i nie ma znaczenia, czy płatnik składek je opłacił.

Komu przekazać informację roczną?

Płatnik składek ma obowiązek sporządzić informację roczną o odprowadzonych składkach za wszystkich ubezpieczonych, za których naliczał i przekazywał składki do ZUS. Osoba ubezpieczona to ta, która podlega ubezpieczeniom społecznym, czyli ubezpieczeniu: emerytalnemu, rentowemu, chorobowemu, wypadkowemu.

Płatnicy są zwolnieni z obowiązku przekazywania informacji rocznej względem osób:

  • zgłoszonych wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego (informację miesięczną przekazuje się na ich żądanie),

  • które pobierają emeryturę lub rentę,

  • którym przekazują miesięczne informacje (ZUS IR).

Ważne!
Nie ma obowiązku comiesięcznego przekazywania informacji miesięcznej. Jest ona przekazywana ubezpieczonemu jedynie na jego żądanie.

Jaki jest termin i forma przekazania informacji rocznej?

Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej powinna być przekazywana ubezpieczonym raz w roku, do 28 lutego, za rok poprzedni. To oznacza, że deklaracje za 2019 rok należy przekazać do 28 lutego 2020 r. Jeżeli natomiast co miesiąc przekazuje się ubezpieczonym dane zawarte w raportach, np. w formie miesięcznych informacji, wówczas informacja roczna dla osoby ubezpieczonej wydawana jest wyłącznie na prośbę ubezpieczonego.

Ważne!
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej przekazywana jest do 28 lutego, za rok poprzedni.

ZUS udostępnia formularz, na którym można przygotować informację roczną dla osoby ubezpieczonej. Stanowi on jednak tylko propozycję, z której można skorzystać – informację roczną dla osoby ubezpieczonej można bowiem przygotować w innej formie, np. jako dokument z programu wykorzystywanego w obsłudze kadrowo-płacowej, chociaż oczywiście musi ona spełniać wymogi określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych. Informację można przekazać w formie papierowej lub – za zgodą pracownika – elektronicznej.

Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej a błędy

Jeżeli stwierdzi, że informacja roczna zawiera błędy, ubezpieczony może w ciągu 3 miesięcy od jej otrzymania zgłosić do płatnika składek wniosek o jej skorygowanie. Powinien on zostać sporządzony na piśmie lub w formie protokołu. Informację o złożeniu takiego wniosku ubezpieczony powinien przekazać do ZUS. Płatnik składek ma wówczas miesiąc na sprostowanie danych zawartych w informacji. Jeżeli tego nie zrobi, ZUS przeprowadzi postępowanie wyjaśniające i na jego podstawie wyda decyzję.

Jeżeli osoba ubezpieczona nie zgłosi w wymaganym czasie wniosku o skorygowanie informacji, to uznaje się, że dane w niej zawarte są poprawne. Dane te może jednak zanegować także ZUS. Wydając decyzję, może on nanieść w informacji zmiany – wówczas informuje o tym płatnika oraz ubezpieczonego. W takim przypadku płatnik i ubezpieczony mogą złożyć wniosek o zmianę stanowiska ZUS.

Obowiązek przekazania informacji o składkach do ZUS – podsumowanie

Płatnicy składek nie mają obowiązku comiesięcznego przekazywania ubezpieczonemu informacji o składkach. Jednak istnieje obowiązek przekazania ubezpieczonym rocznej informacji, w której zawarte są dane zawarte w złożonych w ZUS raportach. Należy ją przekazać w terminie do 28 lutego roku następnego za rok poprzedni.

Polecamy