Wraz z początkiem 2019 r. weszły w życie nowe regulacje dotyczące przechowywania akt pracowniczych, a w związku z tym, również przekazywania pracownikom informacji na ten temat. Co jeszcze wynika z nowych przepisów? Jakie nowe informacje w świadectwie pracy musi przekazać pracodawca? W jaki sposób ma to zrobić? Przeczytaj!

Świadectwo pracy – kiedy trzeba wydać pracownikowi?

Kodeks pracy w art. 97 zobowiązuje pracodawcę do wydania pracownikowi świadectwa pracy niezwłocznie w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, o ile nie zamierza on nawiązywać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia wcześniejszego. Takie świadectwo pracy musi uwzględniać w swoim zakresie te okresy zatrudnienia, za które dotychczas go nie wydano.

Dokument ten powinien zawierać informacje dotyczące rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanego stanowiska, okoliczności rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, okresu, w którym on funkcjonował, dane dotyczące dni wolnych; urlopów, opieki nad dzieckiem, urlopów wychowawczych, a także inne informacje, które mają znaczenie przy ustalaniu uprawnień pracowniczych i w kwestii ubezpieczenia społecznego. Co więcej, jeśli w trakcie zatrudnienia doszło do zajęcia wynagrodzenia na skutek postępowania egzekucyjnego, to taka informacja również powinna się znaleźć w ramach świadectwa pracy.

Akta pracownicze – co trzeba o nich wiedzieć?

Akta osobowe, od 2019 r. składają się z 4 części:

  • części A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

  • części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, a także jego przebiegu,

  • części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia,

  • części D – dotycząca miejsca przechowywania dokumentów związanych z ponoszeniem przez zatrudnionego odpowiedzialności porządkowej bądź innej odpowiedzialności wynikającej z innych przepisów.

Zmiany w okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w taki sposób, aby zagwarantowana była jej poufność, integralność, kompleksowości i dostępność. Ponadto musi to się odbywać w takich warunkach, aby była ona bezpieczna od uszkodzeń i zniszczenia. Taka dokumentacja dla danego musi być przechowywana przez cały okres zatrudnienia, a ponadto również przez 10 kolejnych lat od końca roku kalendarzowego, w którym ono ustało (stosunek pracy wygasł lub uległ rozwiązaniu).

Z kolei, jeśli sytuacja pracownicza dotyczy pracownika, który był już wcześniej zatrudniony w danym zakładzie pracy, to dokumentacja powinna zostać kontynuowana. Z kolei obowiązek przechowywania dokumentacji po jego odejściu z pracy będzie obejmował okres liczony od ustania ostatniego zatrudnienia u tego pracodawcy.

Poprzednie regulacje zobowiązywały pracodawców do przechowywania akt osobowych przez 50 lat.

Jakie są nowe informacje w świadectwie pracy dla pracownika?

W związku z wejściem w życie nowych przepisów konieczne są również zmiany na gruncie udzielania informacji pracownikowi, którego stosunek pracy ustał.

Nowe informacje w świadectwie pracy muszą zatem zawierać:

  • dane dotyczące okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, który określony został w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 Kodeksu pracy,

  • informację o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej przez pracownika. Ma on na to czas do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,

  • a także informację o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej – jeśli pracownik nie odbierze jej w terminie, który został podany wyżej.

Polecamy