Zmiany prawne, które weszły w życie z początkiem 2019 r., dotyczą wielu aspektów prowadzenia akt pracowniczych. Jedną z istotnych kwestii, jakie porusza ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją jest rejestr przechowawców akt, do którego część pracodawców musi dokonać wpisu. Czy taki obowiązek dotyczy również Twojej działalności? Co grozi, jeśli go nie spełnisz? Przeczytaj!
Co wiąże się z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej?
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej oraz innych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy to jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Niedopełnienie tego obowiązku w wymiarze wskazanym w Kodeksie pracy i odrębnych przepisach, a także niedbałość w zapewnieniu bezpieczeństwa tych dokumentów podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Warto przypomnieć, że akta i dokumentacja powinny być przechowywane w taki sposób, by możliwe było zapewnienie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności i w warunkach niegrożących uszkodzeniem bądź zniszczeniem.
Zmiany dotyczące akt pracowniczych – 2019 r.
Z punktu widzenia pracodawców najprawdopodobniej najistotniejszą zmianą mającą miejsce w ostatnim czasie jest skrócenie czasu przechowywania akt osobowych z 50 do jedynie 10 lat od czasu ustania stosunku pracy. W ten sposób znacząco można ograniczyć ilość formalności – zwłaszcza że nowe regulacje zrównały również dokumentację elektroniczną z tą w wersji papierowej. W wyniku wejścia w życie wspomnianej ustawy pojawiły się też nowe obowiązki informacyjne dotyczące przechowywania dokumentów – okresu, możliwości odbioru i ewentualności zniszczenia, jeśli w podanym terminie nie nastąpi ich wydanie.
Rejestr przechowawców akt a obowiązki pracodawców
Istotnym zagadnieniem związanym z wyżej omówioną dokumentacją pracowniczą jest ewidencja przechowawców akt osobowych i płacowych. Jest to rejestr, do którego muszą zgłosić się przedsiębiorcy, zanim zaczną prowadzić działalność związaną z przechowywaniem takich dokumentów. Taki wpis można uzyskać w urzędzie marszałkowskim – przy bezpośredniej wizycie lub załatwiając sprawę listownie.
Kto ma obowiązek dokonać wpisu, a kto nie?
Rejestr przechowawców akt nie jest obowiązkowy dla każdego. Dotyczy tylko przedsiębiorców zobowiązanych do przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej będących osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej. Aby uzyskać wpis, muszą one dysponować odpowiednią bazą organizacyjno-techniczną, dzięki której możliwe będzie zapewnienie właściwych warunków przechowania i udostępniania dokumentacji. Ponadto powinny one sporządzić regulamin świadczenia takich usług. Kolejnym warunkiem jest zatrudnienie osoby z odpowiednimi kwalifikacjami do obsługi takiej dokumentacji. Ponadto w zarządzie takiego podmiotu nie powinny znajdować się osoby karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.
Kwestię wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych należy załatwić jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia działalności. Zgodnie z załącznikiem do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej koszt, jaki musi ponieść przedsiębiorca do 616 zł. Niemniej jednak niespełnienie uprawnień w tym zakresie podlega karze pieniężnej w wysokości do 100 tysięcy zł (art. 51sb Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach).
