Wybierając oprogramowanie do fakturowania do własnej firmy, warto zwrócić uwagę nie tylko na kwestie funkcjonalności, ale również bezpieczeństwa i zgodności z aktualnymi przepisami. Mimo swojej powszechności faktura stanowi istotny dokument, którego nieprawidłowe wystawienie może przysporzyć kłopotu. Nie należy zatem bagatelizować tej kwestii. W poniższym artykule zastanowimy się, jakimi funkcjami powinien dysponować dobry program do fakturowania online.
Generowanie faktur a dedykowane narzędzia dla firm
Podstawowym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji między dwoma podmiotami jest faktura. Na jej podstawie przedsiębiorcy rozliczani są z obowiązku podatkowego VAT. Ustawodawca szczegółowo określa, co powinno znaleźć się na fakturze, stąd też niezwykle istotne jest to, by wymogi te były skrupulatnie spełniane.
Wiele firm korzysta z automatycznych narzędzi umożliwiających wystawianie bez potrzeby większej ingerencji ze strony użytkownika. W związku jednak z tym, że faktura, mimo powszechności występowania, jest dokumentem ważnym i wymagającym staranności podczas tworzenia, oprogramowanie służące do jej generowania powinno być godne zaufania. Pod uwagę należy wziąć również to, że przepisy dotyczące wspomnianych wymogów często się zmieniają – warto sprawdzić również to, czy taki program jest aktualny i na bieżąco aktualizowany.
Oprogramowanie internetowe czy desktopowe?
Jednym z obecnie najchętniej wybieranych rozwiązań jest program do fakturowania online. Jest to narzędzie, które wykorzystuje możliwości sieciowe, dzięki czemu może być dostępne z poziomu różnych urządzeń. W odróżnieniu od tradycyjnych, desktopowych programów nie wymaga manualnych aktualizacji i może być obsługiwane z wielu stanowisk pracy, a niekiedy również ze smartfona, czy tabletu, nie tylko w miejscu pracy, ale również w domu, na spotkaniu biznesowym, czy też podczas zagranicznego wyjazdu (pod warunkiem dostępu do internetu).
Oprogramowanie do fakturowania online ma również przewagę w zakresie dostępności do danych zewnętrznych. Dzięki integracji systemu może np. automatycznie zaciągnąć dane kontrahenta z bazy GUS, co znacząco przyspiesza proces wystawiania dokumentu sprzedaży. Jest to również niezwykle ważne w kwestii ochrony przed nierzetelnymi partnerami biznesowymi. Dobry program do fakturowania online będzie miał dostęp do krajowych baz dłużników i giełd długów. Bardzo korzystna będzie również integracja z systemami VIES i Ministerstwa Finansów.
Dzięki takim funkcjom przedsiębiorcy w łatwy sposób będą mogli zweryfikować, czy ich kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT. Jest to istotne m.in. w kontekście przepisów, które mówią o odpowiedzialności solidarnej, w ramach której sprzedawca może być pociągnięty do odpowiedzialności wówczas, gdy jego kontrahent nie odprowadzi należnego podatku VAT od zawartej transakcji.
Kompleksowość i łatwość korzystania
Program do fakturowania online powinien być również wygodny i intuicyjny. To ważne, by umożliwiał on tworzenie katalogów towarów i usług. Taka funkcja znacząco ułatwia życie, w szczególności w przypadku przedsiębiorców dysponujących dużym asortymentem. Raz ustawione parametry możemy zapisać i wykorzystywać później wielokrotnie, dzięki czemu nie ma konieczności wprowadzania danych każdorazowo. Jest to duża oszczędność czasu, a także nakładu pracy.
Kolejnym parametrem, który należy wziąć pod uwagę, jest kompleksowość. Usługa, jaką oferuje program do fakturowania online, może ograniczać się jedynie do najbardziej podstawowych funkcji, takich jak generowanie, wypełnianie i pobieranie gotowych dokumentów sprzedaży. Sięgając jednak po bardziej zaawansowane narzędzie, można zyskać zdecydowanie więcej w kwestii optymalizacji pracy związanej z prowadzoną działalnością. Jak wiadomo, dobra efektywność jest w dzisiejszych czasach ważną wartością – automatyzacja niektórych procesów może zatem doprowadzić do kolejnych, znacznych oszczędności.
Dobre oprogramowanie zawierające funkcje fakturowania może stanowić kompleksową obsługę firmy w kwestiach księgowych, magazynowych, sprzedażowych, a nawet kadrowo-płacowych. Wiele zależy od specyficznych potrzeb, jakie ma dana firma – warto zatem wziąć pod uwagę programy, które oferują dostęp do poszczególnych modułów, z których można wybrać te, które najlepiej przydadzą się podczas pracy.
Program do fakturowania online na przykładzie wFirma.pl
Powyżej omówione funkcje stanowią wyznacznik, do którego warto się odnieść podczas wyboru oprogramowania dla własnej firmy. Tego jednak, że program do fakturowania online może oferować znacznie więcej, dowodzi kompleksowe oprogramowanie wFirma.pl. Użytkownicy znajdą tu ciekawe rozwiązania, takie jak automatyczne przypomnienia o zbliżających się płatnościach za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomości SMS.
Wśród innych przydatnych funkcji warto wymienić również możliwość generowania faktur w 9 wersjach językowych oraz w 8 różnych szablonach. Program jest również zintegrowany z IAI Printer, dzięki czemu możliwa jest fiskalizacja sprzedaży online. Warto również dodać, że program wFirma.pl to kompleksowe narzędzie dla firm, w ramach którego można dobierać moduły, które odpowiadają potrzebom firmy. Wśród dostępnych modułów znajdziemy: zarządzanie sprzedażą, księgowość online oraz kadry i płace.
Co ważne, wFirma.pl to również gwarancja bezpieczeństwa przechowywanych danych firmowych oraz informacji o kontrahentach. Dzięki nowoczesnym systemom zabezpieczeń oraz częstym aktualizacjom oferuje on maksymalną zgodność z wymogami technicznymi, do których zobowiązują aktualne przepisy.
