Zestaw komputerowy to jeden z absolutnych must have w wielu przedsiębiorstwach, w szczególności w firmach działających w obszarze nowoczesnych technologii (IT). Komputer to podstawa do wykonywania usług we współczesnej gospodarce, należy jednak pamiętać o kwestiach podatkowo-księgowych związanych z zakupem tego typu sprzętu dla firmy.
Zakup komputera w kosztach firmowych — jak potraktować nakłady z tego tytułu?
Zasadniczo, przedsiębiorca ma następujące możliwości w przypadku zakupu komputera firmowego:
- potraktowanie zestawu komputerowego jako środka trwałego,
- dokonanie jednorazowej amortyzacji,
- jednorazowe „wrzucenie” komputera w koszty firmowe.
Od czego uzależnione są możliwości przedsiębiorcy w tym zakresie? Kwotę graniczną w tej kwestii stanowi wartość początkowa urządzenia. Zasadniczo, jest to cena zestawu wraz z kosztami niezbędnymi do tego, by mógł on być wykorzystywany przez przedsiębiorcę.
W przypadku gdy wartość początkowa przekracza 10 000 złotych, konieczne jest naliczanie odpisów amortyzacyjnych. Podatnik ma w takiej sytuacji do wyboru m.in. amortyzację liniową i degresywną.
Nieco inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku, gdy wartość komputera nie przekracza 10 000 złotych. Przedsiębiorca ma wówczas większe możliwości manewru. Może on wprowadzić komputer do ewidencji środków trwałych i naliczać odpisy na zasadach ogólnych (lub dokonać amortyzacji jednorazowej) lub potraktować jako jednorazowy koszt.
Amortyzacja komputera czy zaksięgowanie zakupu w koszty — jaki sposób ewidencji wybrać?
Niezależnie od sposobu ewidencji operacji zakupu komputera firmowego, koszty z tego tytułu pomniejszają podstawę opodatkowania na cele podatku dochodowego PIT lub CIT. Różnica polega jednak na tym, w jaki sposób zostaną rozłożone koszty księgowe.
W przypadku wprowadzenia zestawu komputerowego do ewidencji środków trwałych kosztem będą dokonywane co miesiąc odpisy amortyzacyjne (umorzeniowe). Wskutek wyboru przypadku drugiego wariantu, cały wydatek jednorazowo pomniejszy podstawę opodatkowania.
To, jaką decyzję powinien podjąć przedsiębiorca, zależy od jego indywidualnej sytuacji oraz aktualnej i przyszłej kondycji finansowej firmy. Jeśli przedsiębiorca osiągnął w danym miesiącu znaczne zyski i chce uniknąć wysokiego podatku dochodowego, lepszym rozwiązaniem będzie niewprowadzanie komputera do środków trwałych. Koszt w pełnej wysokości może znacznie zmniejszyć podatek do zapłaty.
Zakup komputera w kosztach firmowych – KPiR oraz pełne księgi
Koszty z tytułu zakupu komputera do firmy należy zaksięgować jako:
- „Pozostałe wydatki” – kolumna 13. w podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR),
- konto 011 „Środki trwałe” w pełnych księgach. Comiesięczne odpisy amortyzacyjne z tego tytułu powinno się ujmować na kontach 400 „Amortyzacja” oraz 071 „Umorzenie środków trwałych”;
- konto: 401 „Zużycie materiałów i energii” oraz 300 „Rozliczenie zakupu” (jeśli wartość początkowa zestawu komputerowego wynosi mniej niż 10 000 zł, a podatnik zdecydował się na potraktowanie zakupu jako jednorazowego kosztu).
