Posiadanie licencji na programy komputerowe jest niezbędne podczas prowadzenia nowoczesnego przedsiębiorstwa. Posiadanie licencji na systemy komputerowe odgrywa istotną rolę w większości segmentów rynkowych, istnieją jednak branże — w tym na przykład sektor IT — w których licencjonowane, płatne oprogramowanie jest podstawą działania przedsiębiorstwa. W jaki sposób należy ująć zakup licencji w kosztach?
Licencja — miejsce w bilansie przedsiębiorstwa
Licencja na program komputerowy to umowa, która uprawnia podmiot ją nabywający — zazwyczaj za określoną opłatą — do korzystania z danego rodzaju oprogramowania. Zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości licencja jako środek trwały w bilansie przedsiębiorstwa należy do „Wartości niematerialnych i prawnych”. Obok licencji, w „Wartościach niematerialnych i prawnych” znajdują się również między innymi takie składniki jak: autorskie prawa majątkowe, koncesje itp.
Kiedy licencja jest środkiem trwałym?
Warunki umożliwiające zaliczenie licencji do ewidencji środków trwałych są takie same, jak ma to miejsce w przypadku innych rodzajów majątku, w tym na przykład samochodów lub maszyn produkcyjnych. Co ważne, w zależności od tego, czy licencja zostanie uznana za środek trwały, zależy w przyszłości sposób ewidencji związanych z nią kosztów. Licencja jest środkiem trwałym w sytuacji, gdy planowany czas jej wykorzystania (jest to tzw. okres ekonomicznej użyteczności) przekracza okres jednego roku. Ponadto, licencja powinna być wykorzystywana na potrzeby danej jednostki. Kryteria te zostały w bardziej szczegółowy sposób przedstawione w ustawie o rachunkowości. Ważnym czynnikiem jest również wartość początkowa licencji, liczona jako suma:
- ceny zakupu,
- innych wydatków (tzw. kosztów wdrożeniowych) przyjętych jeszcze przed przyjęciem licencji do użytkowania na cele biznesowe.
Jeśli ustalona w ten sposób wartość początkowa składnika majątku przekracza równowartość dziesięciu tysięcy złotych, zaliczenie licencji do środków trwałych jest obligatoryjne. W przeciwnym wypadku decyzja w tym zakresie należy do przedsiębiorcy.
W przypadku uznania licencji za środek trwały, kosztem podatkowym będą odpisy amortyzacyjne naliczana według metody liniowej, jako określony procent od wartości początkowej. Minimalny okres dokonywania odpisów amortyzacyjnych wynosi 24 miesiące.
Księgowanie kosztów z tytułu zakupu licencji dla przedsiębiorstwa
Jak już wspomniano, sposób księgowania kosztów z tytułu zakupu licencji jest uzależniony od tego, czy licencja stanowi składnik majątku trwałego w danym przedsiębiorstwie. A zatem podatnik powinien zaksięgować koszty jako:
- „Pozostałe wydatki” (kolumna nr 13) w Księdze Przychodów i Rozchodów lub odpowiednie konto analityczne dla konta „Amortyzacja” (400, Wn) w przypadku pełnych ksiąg rachunkowych — jeśli dokonuje się odpisów amortyzacyjnych,
- „Pozostałe wydatki” (kolumna nr 13) w KPiR lub konto „Usługi obce” (402, Wn) — jeśli licencja nie została ujęta ze względu na swoją niską wartość w ewidencji środków trwałych.
