Paliwo (olej napędowy, benzyna, gaz LPG itd.) jest niezbędne do tego, by móc wykorzystywać auto zarówno w życiu prywatnym, jak i sprawach biznesowych. W tym drugim przypadku przedsiębiorca ma prawo do ujmowania wydatków na zakup paliwa jako koszty uzyskania przychodów (KUP). Aby jednak zrobić to poprawnie w świetle obowiązujących przepisów podatkowych, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach. Jak ująć zakup paliwa w kosztach firmowych?
Zakup paliwa do samochodu osobowego oraz ciężarowego — jak wprowadzić do kosztów firmowych?
Wbrew pozorom, poprawne zaewidencjonowanie zakupu paliwa jako kosztu firmowego nie jest niczym prostym. O ile w przypadku samochodów ciężarowych można odliczyć 100% wydatków na cel podatków: VAT oraz PIT, to w sytuacji, gdy mowa jest o aucie osobowym, staje się to bardziej skomplikowane.
Przedsiębiorca ma możliwość odliczenia 100% kosztów z tytułu VAT naliczonego, jeśli samochód jest wykorzystywany wyłącznie w celach firmowych. Ponieważ faktyczny stan jest sprawdzany podczas kontroli przeprowadzanej przez organy podatkowe, konieczne jest udowodnienie, że auta nie używa się do celów prywatnych.
Aby to zrobić, należy prowadzić — po wcześniejszym zgłoszeniu pojazdu do urzędu skarbowego — tzw. kilometrówkę, czyli ewidencję przebiegu pojazdu. To jeszcze nie koniec obowiązków przedsiębiorcy, ponieważ niezbędne jest również przygotowanie regulaminu wykorzystania auta zakładowego.
Samochód wykorzystywany w celach mieszanych a koszty firmowe
W sytuacji, gdy samochód w firmie jest wykorzystywany do celów mieszanych, podatnik ma prawo do odliczenia 75% kosztów od podstawy opodatkowania PIT. Jeśli chodzi o podatek od towarów i usług, to 50% podatku VAT należy potraktować jako VAT naliczony, zaś 75% z nieodliczonego VAT bierze się pod uwagę przy ustalaniu kosztów uzyskania PIT.
Odliczanie kosztów paliwa dla samochodu prywatnego w firmie
Wariant ten jest najmniej korzystny dla przedsiębiorcy. Oznacza on bowiem, że możliwe jest odliczenie jedynie 20% kosztów podatkowych (PIT) oraz 50% z tytułu VAT naliczonego. Ponadto, 20% z nieodliczonego podatku VAT naliczonego jest doliczane do kosztów uzyskania podatku dochodowego PIT.
Zakup paliwa — jakie jeszcze obowiązki ma przedsiębiorca?
Poprawne ewidencjonowanie wydatków z tytułu zakupu paliwa jako kosztów uzyskania przychodów to ważny, ale nie jedyny obowiązek przedsiębiorcy. Podmiot prowadzący działalność gospodarczą musi pamiętać jeszcze o kilku istotnych kwestiach.
Jedną z nich jest wymóg prowadzenia ewidencji w celu ustalenia wysokości tzw. opłaty środowiskowej.
Do ustalenia opłaty środowiskowej zobowiązany jest każdy przedsiębiorca, który wykorzystuje samochód w ramach prowadzenia działalności biznesowej. W pewnym uproszczeniu jej wysokość jest uzależniona od:
- ilości paliwa, które kupiło dane przedsiębiorstwo,
- klasy EURO pojazdu. Zasadniczo, im nowszy jest dany pojazd, tym wyższa klasa EURO. Przedsiębiorca może wówczas zastosować korzystniejszy przelicznik podczas ustalania opłaty.
Ostateczny termin, w jakim należy uiścić zobowiązanie z tytułu opłaty środowiskowej, to dzień 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy opłata.
