Laptop to obecnie absolutne must have w przypadku prowadzenia właściwie każdego przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy mowa o biurze projektowym, czy też o jednoosobowej firmie IT, z użyciem laptopa prowadzi się korespondencję biznesową z kontrahentami itd. Podczas zakupu laptopa do firmy trzeba jednak pamiętać o innych kwestiach, tzn. aspektach księgowych. Jak zaksięgować zakup laptopa?
Laptop firmowy a księgowanie — jakie możliwości ma przedsiębiorca?
Zasadniczo, przedsiębiorca ma trzy możliwości w zakresie ewidencji zakupu laptopa firmowego. Są one następujące:
- zaksięgowanie wydatku jako zakup środka trwałego,
- potraktowanie wydatku jako jednorazowego kosztu.
Na czym polegają powyższe rozwiązania?
Laptop jako firmowy środek trwały — czy jest to możliwe?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, należy przytoczyć zapisy z ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Zgodnie z art. 3 u. 1 pkt 15 środki trwałe to takie elementy majątku (aktywa) przedsiębiorstwa, które spełniają m.in. następujące kryteria:
- przewidywany okres użytkowania powyżej 1 roku,
- zdatne do użytku,
- kompletne.
Ponadto, w ustawie z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (podatku PIT) podaną minimalną wartość początkową środka trwałego. Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, dolny limit wynosi 10 000 zł (do 2017 roku próg ten był niższy i wynosił 3 500 zł).
Ewidencja zakupu laptopa firmowego
Taki stan rzeczy oznacza, że obowiązkowe jest zaksięgowanie laptopa jako środka trwałego w sytuacji, gdy cena nabycia jest wyższa niż 10 000 zł. W przypadku firm prowadzących pełne księgi rachunkowe należy zrobić to z użyciem kont „Środki trwałe w budowie”, Wn oraz Pozostałe rozrachunki”, Ma. Następnie, należy systematycznie dokonywać odpisów umorzeniowych. Naliczona w ten sposób amortyzacja stanowi koszty przedsiębiorstwa (konto 400 „Amortyzacja”).
W przypadku podatników rozliczających się na zasadzie księgowości uproszczonej (KPiR) odpisy amortyzacyjne powinny być ewidencjonowane w sekcji „13. Pozostałe wydatki”.
Jeśli zatem laptop, który został zakupiony na potrzeby własne potrzeby (a nie w celu dalszej odsprzedaży w ramach działalności handlowej), a jego cena jest wyższa niż 10 000 zł, konieczne jest zaliczenie go w poczet środków trwałych.
Co należy zrobić, jeśli wartość laptopa nie przewyższa tej kwoty? Jest to ważne pytanie, ponieważ w większości przypadków tego typu urządzenia nie kosztują więcej niż kilka tysięcy złotych. W takiej sytuacji zaliczenie go do środków trwałych zależy od decyzji przedsiębiorcy. Może on potraktować nabycie laptopa jako „zwykły” wydatek. Całość kosztów z tego tytułu pomniejszy przychody w okresie, w którym zakupiono sprzęt.
