Rozwój przedsiębiorstwa wiąże się zazwyczaj ze wzrostem zapotrzebowania na nowych pracowników. Nawiązanie stosunku pracy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem skutkuje powstaniem po obu stronach pewnych obowiązków. Jak wygląda proces zatrudnienia pracownika oraz jakich obowiązków powinien dopilnować po swojej stronie pracodawca w związku z nawiązaniem współpracy z nową osobą? Wyjaśniamy, które obowiązki pracodawcy są kluczowe z perspektywy przepisów prawa.

Proces zatrudnienia 

Znalezienie odpowiedniego kandydata na dane stanowisko wbrew pozorom nie zamyka tematu związanego z zatrudnieniem nowej osoby do pracy. Obowiązki pracodawcy związane z proces zatrudnienia pracownika są liczne, dlatego warto zaznajomić się dokładnie z tym zagadnieniem.

Pracodawca w pierwszym kroku powinien pozyskać dane osobowe potencjalnego pracownika. Są one potrzebne do stworzenia wymaganych przy zatrudnieniu dokumentów. Najczęściej przedsiębiorcy wykorzystują do tego celu kwestionariusze osobowe.

Skierowanie na badania lekarskie

Zanim strony nawiążą współpracę, potencjalny pracownik powinien obowiązkowo przejść wstępne badania lekarskie. Mają one potwierdzić, że dana osoba jest zdolna do wykonywania określonego typu pracy. W tym celu przedsiębiorca powinien wystawić kandydatowi do pracy skierowanie na badania lekarskie. Dokument ten należy przekazać w dwóch egzemplarzach.

Ważne!
Po stronie pracodawcy bądź potencjalnego pracodawcy leży pokrycie kosztów związanych z badaniami lekarskimi kandydatów do pracy/pracowników.
Pracownik/potencjalny pracownik nie płaci za badania z medycyny pracy, a w przypadku gdy dana osoba poniosła już koszty z tym związane, to po stronie przedsiębiorcy leży obowiązek zwrotu poniesionych przez tę osobę kosztów.

Szkolenie BHP

Co do zasady, przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien odbyć wstępne szkolenie BHP zorganizowane przez pracodawcę. Wiedza, jaką powinien posiąść pracownik po przejściu przez instruktaż ogólny, ma uchronić go przed wypadkami w miejscu pracy. Dodatkowo pracownik powinien przejść również szkolenie z zakresu instruktażu stanowiskowego.

Umowa o pracę

Kandydat do pracy, który przeszedł pozytywnie:

  • badania lekarskie oraz dostarczył do firmy orzeczenie lekarskie od lekarza medycyny pracy, 

  • szkolenie wstępne BHP,

może na tym etapie podjąć pracę.

Podstawą do nawiązania stosunku pracy jest podpisanie umowy o pracę przez obie strony zainteresowane tzn. pracodawcę oraz pracownika.

Ważne!
Umowa o pracę zawarta w formie ustnej również jest wiążąca. Wg art. 29 Kodeksu pracy pracodawca zobowiązany jest przed dopuszczeniem pracownika do pracy, potwierdzić danej osobie warunki współpracy.

Pracodawca ma obowiązek maksymalnie w ciągu 7 dni od momentu nawiązania współpracy z pracownikiem, poinformować daną osobę o:

Akta osobowe

Oprócz umowy o pracę do akt osobowych pracownika powinno się dołączyć również:

  • umowę o zachowaniu poufności (jeżeli taka jest praktyka firmy),

  • kartę szkolenia BHP,

  • oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym przez pracownika,

  • informację o administratorze danych osobowych,

  • upoważnienie do przetwarzania danych osobowych,

  • oświadczenie pracownika o niekaralności (jeżeli jest wymagane),

  • orzeczenie lekarskie pracownika, 

  • kwestionariusz osobowy,

oraz inne dokumenty wymienione dokładnie w § rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Akta osobowe pracodawca może prowadzić w klasycznej formie papierowej lub też postawić na nowocześniejsze rozwiązania, tzn. elektroniczne akta osobowe.

Przykład 1.

W przedsiębiorstwie od wielu lat zatrudniani są pracownicy na podstawie umów o pracę. Od 2019 roku weszła w życie ustawa określającą, że pracodawca może zdecydować w jakiej formie będzie prowadził akta osobowe. Firma zdecydowała się prowadzić akta osobowe nowych pracowników w formie elektronicznej, natomiast dokumentacja wieloletnich pracowników ma zostać pozostawiona w formie papierowej.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika

Osoba, która podpisze umowę o pracę z firmą, oficjalnie zostaje pracownikiem w danym miejscu pracy. Zatrudnianie pracownika wiąże się dla pracodawcy z kolejnymi obowiązkami. Ich niedotrzymanie może się powodować liczne konsekwencje np. kary grzywny.

Ubezpieczenie pracownika

Bardzo istotnym obowiązkiem zarówno z perspektywy pracownika, jak i przedsiębiorcy, jest obowiązek zarejestrowania pracownika w ZUS. Przedsiębiorca dokonuje w imieniu pracownika rejestracji w ZUS w celu zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Rejestracji takiej należy dokonać maksymalnie w ciągu 7 dni od momentu nawiązania stosunku pracy pomiędzy stronami.

Pracownika co do zasady, rejestruje się w ZUS poprzez deklarację zgłoszeniową ZUS ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych). W przypadku natomiast, gdy dana osoba objęta jest tylko obowiązkiem zdrowotnym, rejestracji dokonuje się na druku ZUS ZZA.

Ważne!
Pracodawcy są dodatkowo zobowiązani opłacać za swoich pracowników składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
W przypadku wystąpienia określonych warunków pracodawca może zostać zwolniony z obowiązku opłacania ww. składek.

Wypłata wynagrodzenia

Jednym z podstawowych i bardzo ważnych obowiązków leżących po stronie pracodawcy jest terminowe wypłacanie wynagrodzeń. Wynagrodzenie pracownika powinno uwzględniać zapisy dotyczące płacy minimalnej.

Ważne!
Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
Art. 6. 1. „Wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia ustalonego w trybie art. 2 i art. 4”.

Dodatkowo po stronie pracodawcy leży obowiązek:

  • ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

  • zaspokajania, w miarę posiadanych środków, socjalnych potrzeb pracowników,

  • prowadzenia dokumentacji pracowniczej dot. spraw związanych ze stosunkiem pracy,

  • ewidencjonowania czasu pracy pracowników,

  • zgłaszania do ZUS za pomocą specjalnych formularzy, zaświadczeń i deklaracji ZUS.

Najważniejsze natomiast jest to, aby pracodawca przestrzegał zasad i norm postępowania opisanych w przepisach prawa. Pracodawca powinien kierować się głównie zapisami Kodeksu pracy, który określa obowiązki pracodawcy.

Polecamy