Niezależnie od tego, jaka jest branża rynkowa prowadzonej działalności biznesowej oraz skala podejmowanych działań, przedsiębiorca powinien być mobilny. Jednym ze środków służących do osiągnięcia tego celu jest samochód osobowy. Co ważne, nie musi być to auto firmowe, ponieważ przepisy dopuszczają możliwość wykorzystania samochodu prywatnego w ramach działalności gospodarczej. Oczywiście, jest to możliwe po spełnieniu warunków określonych w przepisach podatkowych, w tym między innymi w ustawie o podatku od towarów i usług.
Samochód prywatny w firmie IT a VAT — jakie są zasady odliczania podatku od towarów i usług?
Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą (np. w formie firmy IT) ma możliwość odliczania kosztów związanych z użytkowaniem auta prywatnego. To, ile VAT naliczonego można odliczyć, jest jednak uzależnione od sposobu wykorzystania samochodu w firmie. Zasadniczo, dostępne są dwa warianty:
- odliczenie całości podatku VAT naliczonego,
- odliczenie 50% podatku VAT naliczonego.
W jakich sytuacjach należy postępować według jednego z powyższych wzorców? Czynnikiem decydującym jest to, czy przedsiębiorca IT wykorzystuje auto wyłącznie na cele służbowe, czy też używa go również w sprawach prywatnych. Od tego zależy, w jakim stopniu można odliczyć VAT z tytułu wydatków na:
- zakup paliwa,
- części zamienne,
- czynności serwisowe (przeglądy, naprawy auta),
oraz wielu innych rodzajów kosztów.
Samochód prywatny w firmie IT a VAT — auto wykorzystywane wyłącznie na potrzeby firmowe
W sytuacji, gdy przedsiębiorca używa samochodu osobowego wyłącznie do celów biznesowych, może on odliczać 100% podatku VAT kosztów związanych z użytkowaniem pojazdu. Należy jednak pamiętać, że prawo do pełnego odliczenia przysługuje jedynie wtedy, gdy właściciel biznesu spełni łącznie poniższe warunki:
- przygotowanie regulaminu, który ściśle reguluje zasady wykorzystania pojazdu w przedsiębiorstwie,
- zgłoszenie pojazdu do właściwego miejscowo urzędu skarbowego. Do tego celu należy wykorzystać formularz VAT-26,
- prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki). Ewidencja ta stanowi swego rodzaju potwierdzenie, że auto jest wykorzystywane wyłącznie w celach firmowych, w tym np. podczas dojazdów na spotkania biznesowe z kontrahentami z zamiarem omówienia szczegółów projektu IT lub zakupu niezbędnych komponentów komputerowych,
- wprowadzenie pojazdu do ewidencji środków trwałych.
Spełnienie tych warunków daje podatnikowi jednocześnie możliwość odliczenia 100% kosztów uzyskania przychodów w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT). Należy jednak mieć na uwadze, że sposób wykorzystania auta w działalności biznesowej przedsiębiorcy jest wnikliwie sprawdzany podczas kontroli ze strony organów podatkowych.
Samochód prywatny w firmie IT a VAT — auto wykorzystywane na potrzeby mieszane
W drugim wariancie, tzn. w przypadku wykorzystywania przez przedsiębiorcę auta w sposób mieszany (tzn. i do celów prywatnych, i w sprawach biznesowych), przedsiębiorca może odliczyć jedynie 50% VAT naliczonego z tytułu wydatków na utrzymanie samochodu osobowego.
Takie rozwiązanie oznacza dla przedsiębiorcy IT z jednej strony wyższe opodatkowanie VAT, z drugiej jednak jest to mniejsza ilość obowiązków sprawozdawczych.
