Prowadzenie działalności biznesowej wymaga ponoszenia nakładów finansowych oraz bieżących kosztów operacyjnych. Z pewnością dobrą informację dla przedsiębiorców stanowi fakt, że mogą oni odliczać koszty od przychodów. Takie działanie prowadzi do pomniejszenia podstawy opodatkowania, tj. dochodu. Nie inaczej wygląda sytuacja w przypadku przedsiębiorstwa zajmującego się dostarczaniem oprogramowania komputerowego dla klientów. Co programista może ująć w kosztach firmowych?
Koszty firmowe w działalności programisty?
Jakie rodzaje kosztów uzyskania przychodów może odliczać przedsiębiorca prowadzący firmę w branży programistycznej? Odpowiedzi na to pytanie należy szukać w przepisach podatkowych. Zgodnie z ustawą z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania [...] źródła przychodów”. Podobna definicja znajduje się w ustawie z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15).
W pewnym uproszczeniu programista może ująć w kosztach firmowych takie wydatki, których poniesienie jest niezbędne dla prowadzonego przez niego biznesu. Mogą być to np. koszty z tytułu:
- zakupu sprzętu komputerowego dla przedsiębiorstwa (zalicza się do nich na przykład: dysk twardy, tablet, drukarka oraz laptop biurowy). Ponadto, możliwe jest również odliczenie wydatków z tytułu usług serwisowych oraz naprawy sprzętu,
- zakupu specjalistycznego oprogramowania umożliwiającego wykonywanie usług programistycznych,
- zakupu wyposażenia do biura firmowego. Krzesło, biurko, szafki i segregatory na dokumenty także mogą stanowić koszt uzyskania przychodu,
- usług: księgowości, prowadzenia firmowej strony internetowej oraz wydatków na marketing,
- opłat za media (internet, zużycie energii elektrycznej, czynsz za lokal firmowy),
- szkoleń i studiów — o ile ich tematyka jest ściśle związana z działalnością biznesową prowadzoną przez przedsiębiorcę.
Co nie może być kosztem uzyskania przychodów w działalności biznesowej programisty?
Należy pamiętać o tym, że zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami nie każdy wydatek może być przez przedsiębiorcę potraktowany jako koszt zmniejszający podstawę opodatkowania. Często popełnianym błędem jest zaliczanie w poczet KUP czesnego za studia, które są jedynie luźno związane z profilem firmy.
Katalog wyłączeń z KUP znajduje się zarówno w ustawie o PIT (art. 23), jak i ustawie dotyczącej podatku CIT (art. 16). Przykładowo, do kosztów nie można zaliczyć kosztów AGD, jeśli nie jest ono wykorzystywane w firmie (często zdarza się, że przedsiębiorcy — nie tylko programiści — ujmują w kosztach wydatki na zakup wyposażenia do domu).
Ponadto, do kosztów nie zalicza się m.in. wydatków na auto, jeśli przekroczą one limit ustawowy (150 000 zł w przypadku samochodów na benzynę/gaz oraz 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych). To tylko niektóre wyłączeń — pełna lista jest znacznie bardziej obszerna.
Prawidłowe ujmowanie kosztów firmowych w IT jest konieczne
Podczas prowadzenia biznesu programista powinien mieć to na uwadze — słuszność ewidencji kosztów działalności gospodarczej jest wyczerpująco badana w trakcie kontroli wykonywanej przez organy podatkowe.
Aby uniknąć ewentualnych problemów podczas kontroli, warto powierzyć prowadzenie księgowości doświadczonym profesjonalistom. Dzięki temu programista będzie mógł skupić się na rozwijaniu biznesu, mając przy tym pewność, że sprawy księgowe są prowadzone przez specjalistę.
